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¡Hola! Mis luchadores. En este artículo te guiaré a través de excelentes consejos sobre cómo priorizar el trabajo y cumplir con los plazos. La priorización implica identificar qué se debe hacer primero fuera de un océano de prioridades en competencia.

Cuando todo parece una prioridad máxima, cuando estás constantemente apurado para terminar tu trabajo y cuando estás demasiado saturado, puede ser difícil elegir qué hacer en un momento en particular y qué hacer más tarde.

Se necesita planificación y esfuerzo para decidir qué se debe manejar primero y también para establecer una secuencia u orden para hacer las cosas.

La priorización ayuda cuando se enfrenta a una lista de tareas pendientes desbordante y objetivos en constante movimiento.

El dominio de la administración del tiempo se mejora mediante prueba y error antes de que se establezca en un ritmo cómodo donde puedas administrar tu flujo de trabajo de manera eficiente y completar más trabajo.

Cuando realizas tus tareas de manera eficaz, te brinda tranquilidad, satisfacción personal y mejora tu confiabilidad y credibilidad en el lugar de trabajo.

20 consejos sobre cómo priorizar el trabajo y cumplir con los plazos

Consejos sobre cómo priorizar el trabajo

1. Listado de tareas en una lista maestra de tareas pendientes

El primer paso lógico antes de comenzar un ejercicio de priorizar es enumerar todas las tareas específicas que deseas realizar. Esto te brinda una descripción general de tu carga de trabajo del día a día.

En tu lista de tareas pendientes, anota todas las tareas diarias que esperas completar. Además, enumera las actividades a corto y largo plazo que debes completar. Estos pueden incluir elementos que deben realizarse dentro de la próxima semana, mes, trimestre, año o más allá de un año.

Identifica las fechas de vencimiento para las tareas en tu lista, estas también se pueden escribir entre paréntesis.

Una lista de tareas sencilla puede tener cuatro columnas que muestren los números de los elementos, las tareas, las fechas de vencimiento o los plazos y los niveles de prioridad.

Es importante mantener actualizada una lista de tareas pendientes y también mantener una copia de seguridad electrónica de tu lista de tareas pendientes. Tu lista maestra de tareas pendientes sirve como un registro continuo de lo que necesitas lograr con el tiempo.

Dado que una lista maestra de tareas pendientes puede cambiar rápidamente, es más fácil de administrar y actualizar periódicamente en formato electrónico.

Una buena práctica es actualizar una lista de tareas pendientes al final de cada día en la que elimina los elementos que se han completado y agregar nuevas tareas en las que trabajar. Esto también te da una vista previa de cómo sería el programa del día siguiente.

Si no puedes actualizar tu lista de tareas por la noche, la siguiente mejor opción es actualizarla a primera hora de la mañana cuando llegues al trabajo o empieces a trabajar desde casa.

Los beneficios de escribir una lista de tareas incluyen lo siguiente:

  • Te ayuda a realizar un seguimiento de todo lo que necesitas para trabajar.
  • Te ayuda a mantenerte organizado y administrar el tiempo.
  • Ayuda a nuestra memoria para que no tengamos que luchar para recordar todo lo que necesitamos para trabajar.
  • Un buen recordatorio para tareas recurrentes o repetitivas.
  • Mejora la eficiencia y aumenta la productividad .
  • Satisfacción personal cuando se realizan las tareas.

2. Priorizar tu trabajo

¿Qué pasará si no priorizas tu trabajo? ¿Sientes que siempre estás apagando incendios y que todo debe haberse hecho para ayer? ¿Sientes que no tienes tiempo suficiente para terminar tu lista de tareas pendientes incluso cuando trabajas lo más rápido posible?

Puede ser abrumador tratar de completar todo en tu lista maestra de tareas pendientes en un solo día.

Para ayudarte a administrar adecuadamente tu tiempo, el siguiente paso después de preparar una lista de tareas pendientes es priorizar tus tareas donde seleccionas qué debe hacerse primero o inmediatamente y por qué debe hacerse.

Priorizar te ayuda a ver visualmente las tareas de mayor a menor prioridad.

La priorización es una actividad continua; se puede hacer una vez al día y, a veces, incluso varias veces al día, ya que las prioridades cambian durante el día.

Te recomiendo estar constantemente atento a los plazos de cada tarea al priorizar tu trabajo. 

Algunos trabajos deben iniciarse mucho antes de la fecha límite para completarlos. Algunos otros tipos de tareas requieren la participación de otros, por lo tanto, agrega suficiente tiempo en tu horario y un margen para posibles retrasos.

A continuación se presentan algunas preguntas y consideraciones a tener en cuenta al establecer prioridades y también al evaluar tu progreso.

Preguntas para guiarte a la hora de establecer prioridades:

  • ¿Qué hay que hacer de inmediato?
  • ¿Cuáles son las consecuencias si la tarea no se realiza?
  • ¿Cuándo debería empezar a trabajar en la tarea?
  • ¿Qué recursos e insumos necesito para completar esta tarea?
  • ¿Qué no se ha hecho que debería haberse hecho?

Preguntas que te guiarán cuando realices un seguimiento del progreso en tu lista de prioridades:

  • ¿Qué tareas he completado?
  • ¿Cuál es el resultado cuando se completa una tarea?
  • ¿Qué estoy posponiendo constantemente en mi lista? ¿Por qué?
  • ¿Qué no debería haber estado en la lista en primer lugar?
  • ¿Cómo puedo acortar mi lista de tareas pendientes?
  • ¿Esta lista de tareas pendientes ya es relevante? De vez en cuando, vuelve a escribir una nueva lista maestra de tareas pendientes al menos cada mes o dos.
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3. Clasificación de tus prioridades

Un método fácil para priorizar tareas es la clasificación usando niveles de prioridad ABC simples, a saber: categoría A (hacerlo ahora), categoría B (hacerlo pronto) y categoría C (hacerlo a tu gusto).

Cuando los elementos de la categoría A deben completarse de inmediato (hágalo ahora), los elementos de la categoría B pueden esperar por ahora, pero deben completarse pronto (hágalo pronto) y los elementos de la categoría C se pueden completar cuando tengas tiempo de inactividad o cuando el tiempo te lo permita. (hazlo en tu tiempo libre).

Los elementos de la categoría A son elementos de alta prioridad: las cosas que se deben hacer primero, incluidas las que tienen fechas límite inmediatas, urgentes o cercanas, y los proyectos más importantes con mayor rentabilidad y consecuencias significativas si no se hacen.

Los elementos de la categoría B son elementos de prioridad media que tienen fechas límite posteriores. Estos elementos pasan a los elementos de la categoría A a medida que se acercan las fechas de vencimiento. Es importante comenzar a trabajar en partes de elementos de prioridad media a lo largo del tiempo para que puedan estar listos cuando sea necesario. Estos pueden incluir proyectos a largo plazo que se pueden realizar durante un período de tiempo más largo, como escribir un informe anual o planificar una conferencia.

Los elementos de la categoría C son elementos de baja prioridad que tienen pocas consecuencias si no se hacen o si no se hacen ahora, es decir, cosas que me gustaría hacer cuando el tiempo lo permita.

Como te mencioné anteriormente en la Sección 1, una lista maestra de tareas pendientes puede tener cuatro columnas que muestren los números de los elementos, las tareas, las fechas de vencimiento o los plazos y los niveles de prioridad.

Dos formas sencillas de administrar tus prioridades para que no termines con demasiadas listas es, en primer lugar, agregar el rango junto a las tareas en tu lista maestra de tareas pendientes. Luego, puedes ordenar tu lista por nivel de prioridad.

Una segunda forma es después de haber clasificado los elementos en tu lista maestra, puedes extraer los elementos de alta prioridad todos los días y ponerlos en una pequeña lista de los elementos en los que trabajarás dentro de un día en particular.

Mantén tus prioridades frente a ti y mira la lista regularmente durante el día para asegurarte de que no se te olvide nada. Esta es tu brújula diaria.

Una secuencia típica al final del día para estar al tanto de tus tareas puede implicar los siguientes pasos:

  • Actualizar tu lista maestra de tareas pendientes eliminando los elementos completados cada día y agregando nuevas tareas.
  • Actualización de los niveles de prioridad de las tareas.
  • Extrayendo los elementos claves en los que trabajarás al día siguiente.
  • Organizar tus principales prioridades en la secuencia o el orden en que prefieres manejar las tareas durante el día.

4. Dividir las tareas grandes en partes más pequeñas

La idea de manejar una gran tarea o proyecto a la vez puede ser abrumadora, por eso es una buena idea dividir los grandes proyectos en componentes más manejables y luego comenzar a trabajar en un pequeño paso tras otro. Lo que yo llamo los «mini-goals»

El desglose de los proyectos ayuda a tener en cuenta las tareas futuras que deben iniciarse desde el principio para cumplir con la fecha de vencimiento.

Por ejemplo, si estás preparando un taller anual, se puede dividir en hitos, como actividades preliminares a realizar 9 meses antes del evento, actividades a realizar 3 meses antes del evento, actividades a realizar un mes antes del evento. el evento, las actividades que se realizarán el mismo día del taller y las actividades posteriores al evento o las tareas que se realizarán una vez finalizado el evento.

Debajo de cada hito, habrá una lista específica de elementos únicos o recurrentes que deben manejarse. A medida que manejas cada pequeña tarea una tras otra, lenta y seguramente sientas las bases para la preparación y ejecución de un evento exitoso.

Similar a cómo colocar un ladrillo tras otro ayuda a construir una casa, del mismo modo cuando los hitos se combinan con mini plazos y, cuando se alcanzan, conducen acumulativamente al logro de una tarea o proyecto más grande.

5. Estimación del tiempo y el esfuerzo / Se realista sobre lo que puedes hacer en un día

Estimar el tiempo y el esfuerzo que tomará realizar una tarea te ayuda a organizar tus prioridades y te permite tener un plan realista con respecto a lo que posiblemente puedas abordar en un día.

Cuando una lista de prioridades es demasiado larga y con frecuencia no se completa, puede causar frustración con el tiempo. 

Tratar de hacer demasiado a la vez podría tener el efecto contrario en términos de promesas excesivas y fechas límite incumplidas, rehacer el trabajo para corregir errores, disminuir la productividad, estar ansioso y experimentar agotamiento.

Cuanto más realista sea la lista de tareas pendientes, mejor. Idealmente, la planificación de las prioridades diarias debería capturar cuanto puedes hacer dentro del tiempo disponible, teniendo en cuenta tu ritmo o velocidad de trabajo normal.

Podría ser difícil estimar con precisión cuánto tiempo tomaría realizar una tarea que nunca antes haz hecho. Puedes confiar en tu mejor estimación y también preguntar a otras personas que lo hayan hecho cuanto tiempo tomaría normalmente o razonablemente.

Para las tareas que haz realizado antes, puedes determinar a partir de tu experiencia pasada cuánto tiempo tomaría terminar una tarea y, a la inversa, cuántas tareas puede completar en un día.

Establecer expectativas realistas ayuda a construir y preservar tu confiabilidad y credibilidad. Además, no solo cumples con las expectativas personales, sino que también cumples con las expectativas de tu jefe, los miembros del equipo y otros.

A continuación, se ofrecen algunos consejos sobre cómo planificar y ejecutar mejor tus prioridades:

  • Visualiza cómo se verá el resultado final de cada tarea que realices.
  • Planifica trabajar juntos en tareas similares.
  • Esfuérzate por comenzar y trabajar en una tarea hasta que esté terminada.
  • Programa tiempo para trabajar en tu calendario.
  • Haz una cosa bien a la vez.
  • Genera impulso al pasar de una tarea completada a una nueva sin problemas.
  • Empieza a trabajar en tus prioridades con la suficiente antelación para evitar apresurarte en el último minuto para cumplir con los plazos.
  • Tómate pequeños descansos para rejuvenecer.
  • Dar seguimiento al trabajo delegado.
  • Comprométete a completar tus tareas.
  • Anticípate a los desafíos que puedas encontrar.
  • Reflexiona sobre los logros alcanzados.
  • Si es necesario, ten un socio responsable que te ayude a mantenerte encaminado para cumplir con tus prioridades.
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6. Gestión de plazos

Muchas tareas en el trabajo se rigen por plazos. 

Los plazos ayudan a administrar las prioridades y también brindan una hoja de ruta sobre cuánto tiempo tienes para completar una tarea específica. Esto ayuda a uno a ajustar tu esfuerzo y velocidad en consecuencia.

Los plazos crean una presión sostenida para el desempeño que se libera cuando se cumple el plazo. También estimulan acciones encaminadas a cumplir o superar el plazo.

Cuando se te asigne un proyecto para completar, comienza analizando el trabajo requerido e identifica si tienes toda la información y los recursos para completar con éxito la actividad. 

Busca cualquier aclaración con la suficiente antelación para asegurarte de que comprendes completamente los requisitos de trabajo.

Visualiza los pasos necesarios para alcanzar el objetivo final, desarrolla tu esquema, hoja de ruta o estrategia, divide el trabajo en tareas más pequeñas y comienza a trabajar en él pieza por pieza.

Cuando se cumplen, los plazos ayudan a realizar un seguimiento y medir el progreso y los logros.

Las formas de administrar y cumplir con los plazos incluyen:

  • Al programar tus tareas, establece plazos de finalización anticipados; estos actúan como un amortiguador o contingencia para emergencias imprevistas, ajustes de última hora y brindan tiempo para pulir el resultado final.
  • Mantén una lista actualizada de todos los plazos de firmas externas: actualiza la lista con regularidad.
  • Mira regularmente y prepárate adecuadamente para las próximas fechas límites.
  • Establece recordatorios de fechas límite.
  • Cuando trabajes con otros en una actividad, envía recordatorios regulares a todos sobre las próximas fechas límite.
  • Toma nota de los detalles específicos de la presentación de la fecha límite, como la persona a la que enviar el proyecto final, el formato del trabajo final, los medios de entrega, la fecha y hora de vencimiento, además de las diferencias de zona horaria.

7. Hacer frente a las interrupciones

Las interrupciones son una parte inevitable de la jornada laboral. Demasiadas interrupciones pueden afectar tu productividad y consumir un tiempo valioso que podría canalizarse hacia tus prioridades.

Las interrupciones típicas incluyen correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto, notificaciones de aplicaciones, mensajes instantáneos, navegación, reuniones frecuentes, charlas con colegas, colegas que hablan en voz alta y tráfico constante, especialmente si tu escritorio está cerca de impresoras y fotocopiadoras compartidas.

Cuando te interrumpen, pierdes el impulso y se necesita tiempo para volver a un ritmo o ritmo de trabajo constante. Cuando comienzas y detienes regularmente una tarea debido a interrupciones, puede causar frustración y aumentar la cantidad de tiempo necesario para completar una tarea.

Evalúa qué tipo de interrupciones enfrentas con frecuencia. 

Averigua si existen patrones específicos y busca soluciones para mantener las interrupciones bajo control lo mejor que puedas. Por ejemplo, si se trata de un colega específico que siempre pasa a charlar o te atraen a reuniones que no son relevantes.

Es importante señalar que no todas las interrupciones son malas; podrías estar recibiendo información importante que puede ayudarte a completar tus prioridades. Por el contrario, podrías salvar a alguien de cometer un error grave simplemente escuchando su solicitud y ofreciendo una respuesta rápida.

Aquí hay algunas formas de lidiar con las interrupciones constantes:

  • Desactiva las notificaciones de correos electrónicos, correo de voz, aplicaciones, mensajes instantáneos, mensajes de texto, etc.
  • Cuando alguien te interrumpa, escucha rápidamente cuál es la solicitud para determinar la urgencia.
  • Si una solicitud demorará en procesarse, solicita hablar mas tarde y sigue adelante.
  • Si puedes atender rápidamente la solicitud, dales tu respuesta y vuelve a tus prioridades.
  • Hazles saber a tus colegas cuando estés trabajando en una fecha límite urgente para darte algo de espacio.
  • Usa audífonos.
  • Comparte tu horario o calendario para mantener a los demás informados sobre cuándo estás ocupado y ayudarlos a identificar un mejor momento para hablar cuando estés disponible.
  • Revisa y responde correos electrónicos y mensajes de voz a intervalos específicos.
  • Si se aprueba, trabaja de forma remota: utiliza un trabajo desde casa para completar un proyecto urgente o detallado.
  • Trabaja en un lugar tranquilo en la oficina.
  • Asiste a reuniones donde puedas agregar valor.

8. Solicitar ayuda en el trabajo

En la medida en que nos gustaría manejar con confianza todas nuestras tareas sin problemas, hay momentos en los que esto no es factible.

De vez en cuando se necesita ayuda para ejecutar tareas. La clave a tener en cuenta es no tener miedo de solicitar ayuda cuando se necesita.

Es mejor pedir ayuda que incumplir plazos críticos que podrían tener un impacto en tu desempeño, reputación y en la empresa.

Para que los demás puedan ayudarte mas fácilmente, invierte regularmente también en ayudar a tus colegas. Crea un ambiente de buena voluntad.

Recuerda siempre agradecer sinceramente a cualquiera que te ayude.

Estos son algunos consejos para pedir ayuda en el trabajo:

  • Se específico con respecto al tipo de ayuda que necesitas.
  • Pide ayuda a su debido tiempo, no en el último minuto, cuando la fecha límite está casi terminada.
  • Cuando pidas ayuda, describe lo que haz hecho hasta ahora.
  • Menciona cualquier enfoque que hayas probado que no te funcionó para ayudar a ahorrar tiempo y evitar que otros cometan métodos o errores similares.
  • Estar disponible para responder preguntas aclaratorias del ayudante.
  • Identifica a los colegas que tienen más probabilidades de proporcionar la ayuda y la experiencia necesarias.
  • Señala claramente cuando vence la tarea para que todos trabajen hacia el mismo plazo.
  • Si has delegado el trabajo a otros, haz un seguimiento en períodos específicos para asegurarte de que todo esté progresando bien.
  • Cuando busques el consejo de otras personas, escucha atentamente y toma notas para recordar qué hacer la próxima vez que te enfrentes a un problema similar.
  • Si tienes dificultades para tomar una decisión, propón algunas opciones y preséntaselas a tu jefe para que te oriente sobre la mejor opción.
  • Una estrategia a largo plazo implica trabajar con un mentor que pueda guiarte en tu trabajo y que puedas beneficiarte de sus años de experiencia.
  • Del mismo modo, establece contactos dentro de tu empresa con colegas de otros departamentos para conocerlos, aprender lo que están haciendo e incluso colaborar en proyectos interdepartamentales.
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9. Preparación de agendas para reuniones

En ausencia de una agenda, una reunión puede desviarse fácilmente en muchas direcciones diferentes y hacer perder el tiempo de los asistentes.

Al planificar una reunión, una agenda ayuda a priorizar los temas importantes para discutir.

Una agenda también actúa como una brújula para guiar las discusiones para garantizar que el tiempo de la reunión se utilice de manera eficiente.

Trata de enviar la agenda y cualquier material de antecedentes al menos unos días antes a los participantes de la reunión.

Trae suficientes copias de la agenda para distribuir durante la reunión. De manera similar, anima a otros a desarrollar agendas para las reuniones que convoques.

Cuando se te solicite asistir a una reunión, solicita una agenda. Esto también puede ayudar a eliminar reuniones innecesarias a las que no tienes que asistir.

Al revisar la agenda, puedes determinar el valor de una reunión y si se requiere tu opinión o participación, lo que ayuda a priorizar tu tiempo.

El contenido de una agenda de reunión típica incluye:

  • El título de la agenda.
  • El propósito u objetivos de la reunión.
  • Fecha de la reunión.
  • Hora de la reunión (hora de inicio y finalización).
  • Lugar o ubicación de la reunión.
  • La lista de participantes también podría incluirse como una opción.
  • Los elementos para discutir se enumeran en orden de importancia.
  • También se puede incluir el tiempo asignado aproximado para cada elemento de la reunión.
  • Un paso adicional es incluir el nombre de la persona que discutirá o dirigirá un tema específico en la agenda.
  • Si algunos participantes se unirán de forma remota, la agenda puede incluir información sobre llamadas telefónicas / conferencias.

10. Dar actualizaciones de estado / informar el progreso

Los componentes críticos para llevarse bien con tu jefe y otras partes interesadas incluyen la comunicación regular y proporcionar actualizaciones de estado.

Por lo general, esto se logra mediante reuniones de control programadas regularmente con tu gerente y también a través de reuniones con otros.

El informe de las actualizaciones de estado se puede lograr a través de varios modos, como una actualización por correo electrónico, una conversación telefónica, un mensaje de texto, un mensaje instantáneo, informes de actualización de estado semanales, un informe de progreso resumido, un informe de progreso detallado, una reunión matutina, un presentación, visita al sitio, etc.

Haz un esfuerzo para proporcionar periódicamente a las partes interesadas relevantes actualizaciones sobre el progreso de las tareas en las que estás trabajando, las tareas completadas, las próximas prioridades, los desafíos, las soluciones, los comentarios y aborda cualquier pregunta que surja para asegurarte de que todas las partes estén en sintonía con respecto a las expectativas.

Actualizar con frecuencia a otros, especialmente a tu supervisor inmediato, ayuda a que tu trabajo y tus esfuerzos sean notados y te prepara para un historial de desempeño constante durante el período de evaluación del desempeño.

Además, las actualizaciones de estado le dan tranquilidad a tu gerente porque sabe cómo van las cosas a intervalos regulares.

11. Cómo apoyar las prioridades de tu jefe

¿Cómo puedes ayudar a tu gerente a tener éxito en su función?

Generalmente, es mucho más fácil trabajar con algunos jefes que con otros.

En gran medida, el éxito laboral y la satisfacción personal en el trabajo dependen del tipo de relación que tenga con tu supervisor directo.

Tu jefe puede ayudarte a crecer en tu trabajo y avanzar dentro de la empresa.

Tener una buena relación de trabajo con tu jefe puede motivarlo a tener ganas de ir a trabajar todos los días.

Una forma de nutrir y fortalecer tu relación de trabajo profesional con tu supervisor es conocer tus prioridades y ayudarlo a administrar sus prioridades.

Las siguientes son algunas formas de apoyar las prioridades de tu jefe:

  • Discutir y buscar la alineación entre tus prioridades y las de tu jefe, llevando a cabo reuniones periódicas de alineación.
  • Anticiparte a las necesidades de tu jefe.
  • Ayudándole a ser más organizado.
  • Conocer la visión a corto y largo plazo de tu supervisor para su función, equipo, departamento, etc.
  • Comprender cómo tu gerente define y mide el éxito en el trabajo.
  • Aprender el método preferido y la frecuencia de comunicación de tu jefe.
  • Proponer soluciones alternativas a los problemas.
  • Ofrecerte como voluntario para ayudar en tareas que otros evitan.
  • Respetando el tiempo de tu jefe.
  • Mantener a tu jefe bien informado.
  • Haciendo buenas preguntas.
  • Tener la mente abierta a sugerencias y comentarios.
  • Cumpliendo con sus plazos.
  • Deja que escuche de ti sobre sus errores y soluciones propuestas antes de escucharlo de otras personas.
  • Tener iniciativa y hacer un esfuerzo adicional.
  • Representar a tu jefe en reuniones y eventos.
  • Incrementar tus habilidades y conocimientos a través de capacitaciones.
  • Desarrollar un conocimiento profundo de la empresa.
  • Informar sobre los puntos claves de discusión de las reuniones importantes a las que asististe.
  • Prestar atención a los detalles y gestionar bien las pequeñas tareas.
  • Llevarte bien con los demás.
  • Mantener una buena actitud.
  • Ayudar y colaborar con los miembros del equipo.
  • Ayudar en la planificación y ejecución de las prioridades departamentales.
  • Apoyar al jefe de tu jefe.
  • Capacitar y asesorar a nuevos empleados y pasantes.
  • Ayudar a otros a priorizar.
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12. Gestión de prioridades a largo plazo

Una lista de tareas pendientes puede tener una combinación de prioridades a corto y largo plazo. 

Las prioridades a corto plazo tienen una pequeña ventana antes de su vencimiento o deben completarse, que van desde unos minutos hasta unas pocas horas, hasta un día, algunos días, una semana, un mes, un trimestre hasta un año.

Las prioridades a largo plazo tienen un marco de tiempo más largo, como más de un año para completarse.

Algunos ejemplos de prioridades a largo plazo incluyen la redacción de un informe de proyecto semestral, la planificación de un taller, conferencia o evento, la elaboración de un presupuesto anual y la implementación de un nuevo sistema.

Piensa en cuándo se completará la prioridad y cómo debería verse el producto final, luego trabaja al revés. A continuación se muestran algunas pautas sobre la gestión de prioridades a largo plazo:

  • Enumera claramente lo que quieres lograr.
  • ¿Cómo se medirá el éxito?
  • Determina la fecha en que debe completarse la prioridad.
  • Descubre los recursos necesarios para completar la actividad.
  • Determina pequeños hitos que puedas completar a lo largo del camino para acercarte al logro del objetivo final.
  • Estima cuanto tiempo tomará cada paso o fase.
  • ¿Quién más participará en el logro de la prioridad?
  • ¿Qué desafíos es probable que encuentres?
  • ¿Cómo superar los desafíos?
  • Estar preparado para hacer ajustes a tu estrategia original según sea necesario: se flexible al cambiar los métodos si no funcionan como te lo imaginaste y sigue mejorando tus tácticas.
  • Empieza a trabajar tan pronto como puedas y genera impulso.
  • Realiza un seguimiento de tu progreso en etapas regulares.
  • Regálate un amortiguador o un colchón al final, intenta completar el trabajo un poco antes para dar tiempo a las revisiones o correcciones.

13. Conocer los consejos de priorización de otras personas

Diferentes personas tienen diferentes formas de gestionar las prioridades. Algunas personas pueden hacer más trabajo en un día que otras.

Es una buena idea hablar con colegas, especialmente con los de alto rendimiento, para aprender los consejos y trucos que utilizan para mantener su lista de tareas pendientes bajo control y lograr más resultados.

Las preguntas para hacer pueden incluir las siguientes:

  • ¿Qué sistema utilizas para priorizar tu trabajo?
  • ¿Qué aplicaciones usas para estar al tanto de tus tareas o para ser más productivo?
  • ¿Qué desafíos típicos enfrenta para cumplir con los plazos?
  • ¿Qué hace usted cuando una fecha límite se acorta repentinamente?
  • ¿Cómo te las arreglas para mantenerte concentrado todo el día?
  • ¿Cuáles son las mejores prácticas que recomienda para gestionar las prioridades?
  • ¿Cómo maneja las interrupciones y distracciones?
  • ¿Cual es tu rutina diaria?
  • ¿Qué consejo puedes dar para mantenerte productivo todo el día?
  • ¿Cómo gestiona la sobrecarga de correo electrónico?

14. Manejo de procesos y proyectos repetitivos

A medida que trabajas una y otra vez en una tarea, actividad, proceso o proyecto específico, puede haber oportunidades o áreas para realizar mejoras y aumentar la eficiencia.

Una de las preguntas que debemos plantearnos es cómo podemos acortar el ciclo del proceso o del proyecto sin comprometer los resultados.

La simplificación de los procesos podría ayudar a utilizar de manera eficiente tu tiempo y recursos para lograr el mismo objetivo.

Un paso inicial en el manejo de procesos repetitivos o rutinarios es trazar todos los pasos necesarios para completar una actividad. Esto se puede capturar mediante procedimientos operativos estándar junto con listas de verificación.

Luego busca áreas para eliminar o consolidar pasos donde te sea posible y con la autorización adecuada sin comprometer el resultado final.

También se puede ahorrar tiempo preparando plantillas como plantillas de informes semanales, plantillas de informes de progreso, plantilla de lista de tareas, plantilla de presupuesto, plantilla de procedimiento operativo estándar, etc.

Además, la preparación de respuestas estándar para las preguntas más frecuentes o la preparación de una lista y respuestas de preguntas frecuentes ayuda a ahorrar tiempo a largo plazo.

Implementa puntos de control de calidad, como reuniones iniciales al comienzo de los proyectos principales, para explicar los requisitos, los plazos y los informes necesarios para garantizar que todos estén en la misma página antes de continuar.

Al final de un proceso, realiza autopsias o lecciones aprendidas cuando finalices un proyecto para explorar cómo mejorar el siguiente.

Las áreas de mejora pueden incluir una mejor comunicación para garantizar que todos estén en sintonía con respecto a las expectativas, la frecuencia de las reuniones del equipo y el trabajo para mejorar la respuesta o el tiempo de respuesta.

Otras áreas de mejora implican recibir formación sobre mejores métodos y utilizar software para mejorar y automatizar procesos.

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15. Manejo del perfeccionismo y la procrastinación

Por un lado, gestionar el perfeccionismo consiste en saber cuándo pisar el freno una vez que se ha llegado a un destino en lugar de seguir conduciendo.

Por otro lado, manejar la procrastinación implica esforzarse para pisar el acelerador para llegar al punto final deseado.

15.1 Manejo del perfeccionismo

El perfeccionismo es el anhelo, el deseo y la práctica de seguir haciendo algo cada vez mejor. Puede manifestarse a través de estándares personales de excelencia extremadamente altos, por lo que nunca se debe cometer un error o fallar.

El deseo de perfeccionismo puede estirar la cantidad de tiempo dedicado a una actividad en la búsqueda de hacerla perfecta en detrimento de consumir tiempo para hacer otras prioridades en competencia.

El deseo de perfeccionismo también puede ralentizarlo y llevarlo a la indecisión y a pasar demasiado tiempo en una tarea simple, sin saber o no poder dejar de trabajar en algo y quedar tan atrapado en pulir detalles y procesar en exceso.

Los pasos para manejar el perfeccionismo incluyen ser flexible, aprender cuáles son las normas y estándares aceptables para el trabajo terminado y usar esto como una guía por la que esforzarse, darle a una tarea tu mejor esfuerzo y luego dejarla ir, enviar una tarea cuando esté lista, habrás cumplido con un estándar aceptable y es lo suficientemente bueno, luego continúa con la siguiente tarea.

En el extremo opuesto del continuo, el perfeccionismo puede obstaculizar de manera similar el cumplimiento de los plazos cuando uno cree que llevaría demasiado tiempo y esfuerzo completar una actividad de acuerdo con los estándares deseados que simplemente posponen hacer el trabajo o incluso lo evitan hasta que no haya otra opción que hacerlo y, por lo general, cuando ha transcurrido mucho tiempo, lo que provoca una carrera frenética para completarlo.

15.2 Manejo de la procrastinación

La procrastinación puede hacer que una lista de tareas pendientes tenga un conjunto específico de tareas que estén siempre presentes y sigan pasando de una lista de tareas pendientes a otra, lo que lo agobia constantemente al saber que tiene tanto trabajo pendiente que debe abordarse en algún momento.

La procrastinación se puede revelar a través del hábito de posponer continuamente las tareas que no te gustan y hacer las cosas en el último minuto, cuando tienes miedo de comenzar o no estás lo suficientemente motivado y simplemente estás evitando tareas hasta que no tienes más remedio que hacerlas porque las tareas no desaparecerán por sí solas.

Como te mencioné anteriormente, la procrastinación también puede ser causada por el perfeccionismo, en el que pospones el trabajo porque te tomará demasiado tiempo completarlo según los estándares deseados.

Deshazte de la miseria provocada por la procrastinación haciendo un inventario de las tareas que evitas regularmente, analiza por qué no disfrutas haciéndolas, divídelas en partes más pequeñas y esfuérzate por atacar cada pieza dentro de un período de tiempo específico y seguir repitiendo este proceso hasta que se complete la gran actividad.

Aumenta el impulso a medida que terminas una pequeña tarea tras otra, es posible que falles algunas veces, sin embargo, con el tiempo, puedes lograr un ritmo constante.

Hay una sensación de alivio al completar las tareas que hemos pospuesto. Deja que esta sensación de satisfacción te impulse a completar todas las tareas pendientes en tu lista de prioridades.

16. Qué hacer cuando le estás dando prioridad a los demás

Parte de las funciones de un supervisor, gerente o líder de equipo es planificar y priorizar el trabajo para que otros logren las metas departamentales u organizacionales.

A continuación, se muestran algunos pasos a seguir al establecer las prioridades del grupo:

  • En la mayor medida posible, involucrar a tu equipo desde el principio en el desarrollo de cronogramas y plazos.
  • Obtener ideas de los miembros del equipo y aprende que hay en sus cargas de trabajo actuales.
  • Concientizar al equipo sobre la importancia de cumplir con los plazos y cómo impactan o apoyan al departamento o empresa.
  • Preparar y comunicar prioridades y cronogramas.
  • Distribuir las tareas de manera equitativa.
  • Asegurarte de que todos comprendan las tareas, los plazos establecidos.
  • Estar disponible para cualquier pregunta y comentario; anima a los miembros del equipo a hacer preguntas cuando tengan dudas.
  • Controlar regularmente el progreso.
  • Recordarles regularmente al equipo sobre el panorama general, los objetivos compartidos y por qué es importante alcanzarlos.
  • Reconocer los esfuerzos, elogiar genuinamente y agradecer a los miembros del equipo por lograr los hitos.
  • En caso de incumplimiento de los plazos acordados, averiguar por qué no se siguieron los procesos.
  • Implementar acciones y procesos correctivos para garantizar que los errores pasados ​​no se repitan.

17. Hacer frente a los cambios de fechas límite y prioridades

Cuando los plazos y las prioridades cambian en cualquier momento, puedes tener el potencial de arruinar tus bien trazados planes. Podrías aumentar tu carga de trabajo y aumentar la presión para desempeñarse y cumplir con plazos ajustados.

Ser flexible y adaptable es fundamental para navegar por escenarios en los que se han movido los plazos de la meta. Trata de cambiar de marcha lo más suavemente posible a pesar del tiempo limitado para hacer ajustes.

Cuando se reducen los plazos, simplemente hay menos tiempo para completar el trabajo y se necesita invertir más esfuerzo.

Cuando las prioridades cambian, es necesario dejar de concentrarse en lo que estaban haciendo o dejarlo de lado y concentrarse en otra tarea.

Los plazos y las prioridades pueden cambiar debido a muchos factores, como una solicitud del cliente, tu gerente o gerentes de nivel superior que solicitan que el trabajo se envíe antes de lo programado, el alcance del trabajo puede aumentar o disminuir, un proyecto puede cancelarse u otras actividades o los proyectos pueden acabar tomando más protagonismo.

Cuando te enfrentas a cambios en los plazos y prioridades,

  • Mantén la calma
  • Obtén una buena comprensión de los requisitos y los resultados deseados para las nuevas prioridades.
  • Trabaja con tu gerente para priorizar el nuevo proyecto o los plazos y volver a priorizar el trabajo existente.
  • Si es posible, renegocia una extensión de los plazos existentes para adaptarte a las prioridades de emergencia.
  • Identifica la mejor manera de completar las nuevas tareas de la manera más rápida y eficiente posible.
  • Divide el trabajo y comienza a manejarlo de inmediato.
  • Si es necesario, pide ayuda para cumplir con plazos ajustados, incluida la delegación a otros.
  • Siempre que te sea posible, trata de comprender cortésmente la necesidad de cambios en los plazos o prioridades.
  • Trabaja en estrecha colaboración con otros miembros del equipo que son fundamentales para garantizar que se cumplan los nuevos plazos.
  • Observa cómo otros colegas manejan los cambios repentinos y aprenda sus mejores prácticas.
20 consejos sobre cómo priorizar el trabajo y cumplir con los plazos

18. Por qué no se cumplen los plazos

Hay muchas razones por las que no se cumplen los plazos. El incumplimiento habitual de los plazos críticos puede tener consecuencias negativas y un impacto en un empleado, equipo, jefe e incluso en la empresa.

No cumplir con los plazos puede tener un efecto de reacción en cadena por el cual cuando no cumple con un plazo en una actividad, puede retrasar sus otras tareas.

Del mismo modo, no cumplir con una fecha límite en una actividad de equipo puede retrasar a otros que están esperando tu opinión para completar sus tareas.

Algunas de las razones por las que no se cumplen los plazos incluyen las siguientes:

  • Pocas habilidades de gestión del tiempo.
  • Falta de planificación y organización.
  • Miedo al fracaso y miedo a incumplir el plazo.
  • Procrastinar, posponer continuamente el trabajo que debe hacerse.
  • Estar distraído.
  • Comenzar el trabajo tarde y apresurarse a terminarlo.
  • El trabajo se ve atrapado en la burocracia, como la espera de revisión y aprobación.
  • Esperando la opinión de otros.
  • Prioridades competitivas.
  • Subestimar la cantidad de tiempo necesaria para completar una actividad.
  • Circunstancias imprevistas.
  • No comprender los requisitos de una tarea o cómo realizar el trabajo.
  • Información inadecuada para completar tareas.
  • Directrices poco claras.
  • No tomarse en serio la fecha límite.
  • Plazos poco realistas.
  • El trabajo se hizo de manera incorrecta y debe rehacerse.
  • Burnout y agotamiento.
  • Comprometerse demasiado y esforzarse demasiado.
  • Alcance del trabajo en aumento.
  • Falta de recursos, incluidos recortes presupuestarios.
  • Lidiar con los retrasos.

19. Beneficios de cumplir con los plazos

Una fecha límite enfoca la acción como un láser. Ayuda a administrar el tiempo de manera efectiva. Cuando entrega el trabajo a tiempo, aumenta su motivación para cumplir aún más plazos.

Los beneficios típicos de cumplir con los plazos incluyen:

  • Una sensación de logro y satisfacción personal después de cumplir con un plazo.
  • Terminar el trabajo a tiempo crea una oportunidad para realizar un control de calidad, revisar y corregir cualquier error. Crea espacio para la mejora y las aportaciones tuyas y de los demás.
  • Aumenta tu producción y productividad, logra más trabajo.
  • Te hace confiable. Desarrolla tu credibilidad y reputación personal y te identifica como un empleado confiable.
  • Los plazos proporcionan una fecha de finalización definida para una actividad, un hito, una meta o un proyecto.
  • Los plazos mejoran el enfoque. Proporcionan orientación y lo mantienen en curso.
  • Ayuda a reducir o eliminar distracciones.
  • Fortalece el trabajo en equipo y la responsabilidad donde los miembros de su equipo saben que pueden confiar en que harás tu parte.
  • Cumplir con los plazos puede ayudar a conservar y ahorrar recursos, como mantenerse dentro del presupuesto y evitar sobrecostos por trabajar tiempo adicional.
  • Mantiene contentos a las partes interesadas internas y externas, incluidos jefes, miembros del equipo, clientes, proveedores y vendedores.
20 consejos sobre cómo priorizar el trabajo y cumplir con los plazos

20. Qué hacer cuando no se cumple con una fecha límite

A pesar de nuestras mejores intenciones de cumplir con los plazos, hay momentos en los que no los cumplimos. 

A veces es culpa nuestra y en otras ocasiones puede deberse a situaciones externas o incluso a circunstancias inevitables.

Es un pensamiento incómodo cuando vemos que se acerca una fecha límite y no podemos cumplirla. El peor de los casos es olvidar por completo una fecha límite.

¿Qué se debe hacer cuando no se cumple una fecha límite? 

Aquí hay algunos pasos que puedes tomar cuando te enfrentas a este tipo de situación para ayudarte a retomar el rumbo:

  • Discúlpate por no cumplir con el plazo.
  • Avisa con anticipación sobre posibles retrasos.
  • Ofrece un plan de mitigación sobre cómo lograrás la tarea requerida.
  • Presentar o entregar la parte del trabajo que ya se completó.
  • Solicitud de prórroga de plazo.
  • Asegúrate de cumplir con el plazo ampliado.
  • Si olvidaste una fecha límite en primer lugar, reconoce el error, pide perdón y ofrece una solución.
  • Esfuérzate mucho para dar la vuelta al trabajo lo más rápido y preciso posible.
  • Si es necesario, pide ayuda para cumplir con los plazos.
  • Utiliza la lección aprendida como una oportunidad de aprendizaje en el futuro para evitar que los errores vuelvan a ocurrir.

Todo está en ti … #TuEresActitud

Nana González

Soy un adicta a la innovación y empresaria con la misión de difundir el pensamiento creativo. He trabajado como consultor de branding, marketing e innovación durante más de 20 años, asociándome con algunas de las compañías más grandes del mundo para ayudar a reinventar sus marcas, dar forma a sus líneas de innovación y sacudir la cultura de su empresa.

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