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Antes de leer un artículo más sobre cómo ser más productivo o maximizar la productividad en cada segundo de cada día, recuerda esto: Sé amable con contigo mismo y con tus errores.

No puedes esperar ser más productivo de la noche a la mañana.

Todos nos sentimos abrumados de vez en cuando. Ya sea que se trate del cuidado de nuestras familias o de las demandas laborales, todavía tenemos que hacer las cosas. 

Primero, asegúrate de cuidarte adecuadamente, dormir lo suficiente, meditar, insistir en una noche de chicas, lo que sea que signifique el cuidado personal, ¡prioriza esas cosas! 

10 PASOS PARA OPTIMIZAR TU PRODUCTIVIDAD

Dicho esto, aquí hay 10 pasos para optimizar tu productividad a través de todo.

1.Haz una lista de tareas pendientes

Empieza por escribir todo (busca tu libreta y no te despegues de ella). Escribe todo lo se está pasando por tu mente, cada tarea, fecha límite, reunión, recado, incluso tu lista de compras. 

Una vez que esté en papel (si eres mas de móvil hazla en tus «Notas»), no desperdiciarás el valioso ancho de banda del cerebro pensando, y tratando de no olvidar, ¡todas esas pequeñas cosas que necesitas hacer!

A continuación, identifica las tres o cuatro cosas principales que deben hacerse hoy. En una página nueva, anótalas, no escribas más de cuatro y clasifícalas en orden de importancia. Puede ser útil hacer una matriz de Eisenhower, también llamada matriz de prioridad o matriz 4×4.

10 formas de aumentar la productividad incluso cuando estás abrumado

Dibuja un «+» en el medio de una hoja de papel. En el lado izquierdo, en la parte inferior escriba No importante y en la parte superior escribe Importante; a lo largo del borde superior del papel, marca la izquierda como Urgente y la derecha, No urgente.

Coloca cada uno de los cuatro elementos de la lista de tareas pendientes en una caja. Solo obtienes uno. Recuerda, toma un día a la vez, y esto es solo por hoy. 

Lo que está en el cuadro como Importante y Urgente es tu máxima prioridad número uno para hoy. Ahora, voltea tu lista de tareas pendientes y, en el reverso, escribe la prioridad máxima número uno y divídela en tareas más pequeñas «Mini-Goals».

10 formas de aumentar la productividad incluso cuando estás abrumado

2. Correo electrónico

Esto puede ser abrumador, pero no lo abordará todo en un día. Abre tu correo electrónico e inmediatamente crea una carpeta titulada «Para Hoy» y otra titulada «Para la Semana». 

Basándote solo en las líneas de asunto, revisa y mueva rápidamente cada correo electrónico a una de esas carpetas, y elimina cualquier basura obvia. 

Establece un mensaje ausente que diga que volverá a comunicarse dentro de la semana, ¡o tal vez no lo haga en absoluto! 

Algunas personas están renunciando por completo al juego de etiquetas de correo electrónico, con resultados mixtos. 

Como mínimo, intenta establecer horarios específicos para el correo electrónico y no permitas que la urgencia de las alertas de mensajes nuevos te distraiga de tu trabajo enfocado.

3. Toma descansos

El cerebro humano solo puede realizar un trabajo de enfoque profundo durante unos 90 minutos antes de que necesite un descanso. Y después de unas cincuenta horas de trabajo a la semana, el trabajo adicional que realmente se realiza es insignificante y puede incluso conducir a reprocesos debido a errores u omisiones. 

Esta es la ley de los rendimientos decrecientes, donde la entrada adicional en una situación ya no conduce a la producción equivalente. ¡Así que aléjate de tu escritorio en momentos estratégicos y regresa recargado para que puedas terminar tus tareas más importantes!

10 AM. Levántate, aléjate de tu escritorio. Ve por una taza de café o un vaso de agua. Estira tus brazos sobre tu cabeza. Da un paseo para entrar y saludar a tu mejor amigo del trabajo. 

Ve al estacionamiento por un minuto y toma un poco de sol. Revisa tu teléfono ahora, pero no devuelvas mensajes todavía y camina mientras lo haces. Hagas lo que hagas, solo tómate al menos un minuto lejos de tu escritorio.

Mediodía. Ve a almorzar. Come algo que te haga sentir bien y que evitará la depresión de media tarde. Trata de obtener una buena combinación de proteínas magras y carbohidratos complejos. ¡Un sándwich de pavo con lechuga, tomate y brotes es una apuesta buena y fácil! 

No comas en tu escritorio y, si es posible, sal de la oficina. Ve a hacer ese pequeño recado que te molesta. Cómprate un frappé en tu cafetería favorita. 

Antes de regresar, sumérgete un minuto más en el aire fresco y el sol. Tacha el día de tu calendario de pared o de escritorio. ¡Estás a mitad de camino!

3P.M. Da otro paseo por la oficina, vuelve a llenar tu botella de agua, revisa tus mensajes personales y tómate unos minutos para devolver los que necesiten ser atendidos para finalizar el negocio («COB» – Close of Business).

4. Deja mejor

Quince minutos antes de irte, limpia tu escritorio, guarda tus notas y archivos donde puedas encontrarlos fácilmente por la mañana. Toma nota justo desde donde lo dejaste, para que puedas volver fácilmente al swing de la mañana. Cinco minutos antes de irte, escribe tu lista de cuatro cosas para hacer para mañana.

5. Salir por completo

Tomarte un tiempo fuera del trabajo puede generar grandes aumentos en la creatividad, la productividad y el compromiso. 

Los sabáticos se pueden usar para invertir en alguna actividad relacionada con el trabajo, como expandir tu red y adquirir nuevas habilidades, o para perseguir un ajetreo secundario o un elemento de la lista de deseos, como viajes globales o lanzar su proyecto apasionante. 

De cualquier manera, la pausa intencional de su día a día típico realmente puede valer la pena no solo para ti, sino también para tu empresa.

6. Levántate más temprano o quédate despierto más tarde

Muchas personas consideran que la madrugada es un buen momento para abordar sus principales prioridades. Si puedes levantarte una hora más o menos (¡asegúrate de ir a la cama más temprano también!).

Usa ese momento de tranquilidad para planificar tu día, hacer ejercicio, ¡o incluso deshacerte de tu gran proyecto! 

Si eres un noctámbula como yo, averigua si el tiempo flexible es una opción para ti y si a tu jefe realmente le importa ver tu cara o tus entregables. 

Trabaja desde casa una vez que todos se hayan ido a la cama y tú creatividad fluya. De cualquier manera, consigue un mejor horario para dormir .

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¿Cómo descansar bien por la noche?

¿Pasas la noche dando vueltas y vueltas? ¿Te quejas cuando suena el despertador por la mañana? ¿Eres lento en el trabajo? ¿Han cruzado tus labios la orden de «No me hables hasta que haya tomado café»?

La National Sleep Foundation recomienda de 7 a 9 horas de sueño todas las noches para los adultos, y muchos de nosotros no lo conseguimos. 

Yo soy noctámbula y funcione mejor de noche-madrugada, duermo de 3 a 10am (7 horas son suficiente para mi) ¿Qué tal duermes tú?

Mejorar la higiene del sueño, hábitos asociados con un sueño de calidad, es una adición esencial a tu lista de tareas pendientes. 

Después de todo, el sueño es importante para casi todas las facetas de tu vida, literalmente no puedes funcionar sin él, así que es hora de comenzar a prestar atención a las necesidades de tu cuerpo. Aquí hay 10 consejos para mejorar la higiene del sueño y dormir mejor esta noche.

1. Mantén un horario de sueño constante.

Puedes sentir la tentación de dormir hasta tarde los fines de semana y ponerte al día con el descanso que perdiste durante la semana; finalmente estás durmiendo bien por la noche. 

Probablemente tu cama se sienta súper cómoda. Pero si sigues un horario de sueño (te acuestas y te despiertas a la misma hora todos los días), tendrás un sueño más reparador y de mejor calidad. 

Es posible que no puedas controlar la hora exacta a la que te acuestas cada noche (después de todo, tienes obligaciones y compromisos), pero haz todo lo posible para que la hora de acostarse y despertarse sea lo más constante posible para mejorar tus patrones de sueño.

2. Presta atención a lo que comes y bebes.

La nicotina y la cafeína son estimulantes, lo que significa que te mantendrán conectado. Corta el café, la soda y el cigarrillo a primera hora de la tarde. 

Algunas personas incluso son sensibles a la cafeína en el chocolate, por lo que es posible que desee evitar los postres también. 

Y si bien el alcohol puede causarle somnolencia, afectará negativamente la calidad de tu sueño, provocando un sueño deficiente, así que evita beber demasiado un par de horas antes de acostarte.

También debes tratar de evitar comer o beber justo antes de acostarte en general. Comer una comida abundante demasiado cerca de dormir hará que sea difícil conciliar el sueño porque tu cuerpo necesitará digerir la comida. 

Beber demasiado de cualquier cosa antes de acostarte puede causar problemas para dormir por la razón obvia: te despertarás necesitando ir al baño y es posible que tengas problemas para conciliar el sueño nuevamente.

3. Crea un ambiente tranquilo en el dormitorio propicio para un sueño reparador. 

Mantén tu dormitorio oscuro y fresco, de manera óptima entre 60 y 75 grados. Además, asegúrate de tener un colchón y ropa de cama cómodos y lave y reemplace las almohadas con regularidad. 

La acumulación de ácaros del polvo puede provocar una serie de problemas, incluida la aparición de alergias que podrían interferir con su sueño. 

Lava tus almohadas cada pocos meses y reemplázalas al menos cada dos años. Limpia también el resto de la ropa de cama, incluidos el edredón con regularidad.

4. Ejercicio.

Las personas que hacen ejercicio de forma rutinaria tienden a dormir mejor que las que no lo hacen. No se necesitas mucho: incluso solo 10 minutos de ejercicio moderadamente vigoroso pueden marcar la diferencia. 

Solo asegúrate de terminar tu ejercicio al menos dos horas antes de acostarse. De lo contrario, tu rutina de ejercicios podría interferir con tu hora de dormir.

5. Trabaja con el estrés.

Pensando en los problemas que te preocupan, puedes mantenerte despierto por la noche. Trata de relajarte cuando sea hora de acostarte. La meditación y el yoga pueden ayudar a que tu cuerpo se relaje. 

Otras técnicas de relajación que pueden probar incluyen contar repetidamente hasta 10 en tu mente o tensar y relajar los grupos de músculos uno a la vez. 

También puedes intentar anotar tus pensamientos y miedos, lo que puede ayudarte a aclarar tu mente y cerrar el día.

6. Apaga.

Las luces brillantes de tus gadgets y dispositivos estimularán tu cerebro y te mantendrán despierto. Apaga los teléfonos móviles, computadoras portátiles, televisores, tabletas y otros dispositivos con luz de fondo al menos una hora antes de que quiera quedarse dormido. 

Eso incluye tu lector electrónico; si bien la lectura puede descansarte, la luz brillante de la pantalla hará lo contrario.

7. Reserva tu cama para dormir y tener relaciones sexuales.

De esa forma, lo asociarás con dormir. Si usas tu cama para otras tareas como leer o trabajar, tu cuerpo no reconocerá que la cama significa la hora de acostarse.

8. Encuentra el aroma adecuado.

Algunos aromas, como la lavanda, están asociados con una mejor calidad de sueño y una buena noche de descanso. 

La lavanda puede ayudarte a relajarte e inducir sentimientos de calma. Si bien no hará que te quedes dormido instantáneamente, podría ponerte en el estado mental correcto, para que tu cuerpo esté listo para relajarse.

9. Toma un baño.

La temperatura de tu cuerpo regula el ritmo circadiano y desciende cuando llega el momento de irte a dormir. Cuando salgas de la bañera, experimentarás una rápida caída de temperatura que alerta a tu cuerpo de que es hora de quedarse dormido. 

Una ducha también puede ayudar. Solo asegúrate de terminar al menos una hora y media antes de irte a la cama. Eso es cuando la temperatura corporal comienza a bajar antes de dormir. 

Hacerlo parte de tu rutina a la hora de acostarse también ayudará a indicarle a tu cerebro que es hora de descansar.

10. Saber cuándo buscar tratamiento.

Si tu ciclo de sueño no mejora y la falta de sueño ha sido un problema crónico, es posible que padezcas uno o más trastornos del sueño, como narcolepsia, insomnio o apnea del sueño. 

Si crees que tu falta de sueño podría deberse a un problema mayor, o simplemente no puedes descansar bien por la noche sin importar lo que hagas, busca la ayuda de un profesional médico.

10 formas de aumentar la productividad incluso cuando estás abrumado

7. Come algo

Lo sé, entre tomar descansos y limitar tu correo electrónico y levantarte temprano (o quedarte despierto hasta tarde), ¡realmente no tienes tiempo! pero si no comes, no tendrás el combustible que tu cuerpo necesita para continuar y producir un buen trabajo. 

Nuestros cerebros demandan el 20% de nuestro metabolismo en reposo en un día de descanso, o casi 11 calorías por hora. 

Agrega pensamiento profundo, trabajo enfocado y un horario loco, y necesitas alimentar tu cerebro, o terminarás desenfocado, confundido y propenso a errores. 

¡Así que desayuna, para para almorzar (nada de comer sobre el teclado) y come refrigerios cuando lo necesites! 

Por lo general, ten contigo una pieza de fruta o un plato pequeño de mezcla de frutos secos para picar sobre el escritorio. 

8. Optimización

Recados grupales y tareas similares. Si llevas a tu hijo a la clase de baile, toma esos pocos artículos de la tienda en el camino de regreso. 

Intenta programar varias reuniones en el mismo lugar para no tener que viajar dos veces. Elimina el correo electrónico en un período de tiempo del día, pon en tu agenda una hora especifica para revisar los correos.

9. Delegado

¿Puede su pareja llevar al niño a bailar en su lugar? ¿Puede su colega quitarse uno o dos artículos de su plato? No, otras personas no harán las cosas de la misma manera que tú, ¡pero respira y déjalo ir! Lo importante es que se solucionen las cosas que hay que hacer.

10. Recuerda que no es vida o muerte

A pesar de todo, recuerda que tu 100% no será el mismo de una semana a otra. Todos tenemos altibajos, días libres y horas pico, y todos podemos hacerlo. 

Una ex-jefa me contó la historia de una mujer con la que solía trabajar y que, cuando el equipo estaba acosado y agotado a su alrededor, miraba a su alrededor y decía con calma: «Nadie murió a calmarse todos». 

En la mayoría de nuestras circunstancias, eso será cierto. Parte de ser una estrella de rock es conocer y seguir ese flujo, en lugar de luchar contra él.

Nana González

Soy un adicta a la innovación y empresaria con la misión de difundir el pensamiento creativo. He trabajado como consultor de branding, marketing e innovación durante más de 20 años, asociándome con algunas de las compañías más grandes del mundo para ayudar a reinventar sus marcas, dar forma a sus líneas de innovación y sacudir la cultura de su empresa.

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