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Descubre las herramientas de gestión del tiempo que pueden ayudarte a sobresalir

¿Con qué frecuencia te quedas sin tiempo? ¿Semanal, diario, por hora? Para muchas personas, parece que nunca hay suficiente tiempo en el día para hacer todo.

Seguro has escuchado a personas que dicen: «Necesito un día con 48 horas» (yo lo he dicho alguna vez)

Cuando sabes cómo gestionar tu tiempo, obtienes el control de lo que logras.

¿Siente la necesidad de ser más organizado y / o más productivo? ¿Pasas el día en un frenesí de actividad y luego te preguntas por qué no has logrado mucho? 

Entonces, estos consejos de gestión del tiempo son para ti: te ayudarán a aumentar tu productividad y a mantenerte atento y sereno.

¿Qué tan buena es tu gestión del tiempo?

11 consejos de gestión del tiempo que funcionan

1. Comprender que la gestión del tiempo es un mito.

Esto es lo primero que debes entender acerca de la administración del tiempo, qué no importa lo organizados que estemos, el día solo tiene 24 horas al día. El tiempo no cambia. 

Y como seres humanos que somos tenemos la «mala costumbre» de tener que dormir y comer (tono irónico).

Todo lo que realmente podemos gestionar es nosotros mismos y lo que hacemos con el tiempo que tenemos. Aprecia esto. Interiorizarlo. Y pasar lo antes posible al siguiente consejo.

2. Averigua dónde estás perdiendo el tiempo.

Muchos de nosotros somos presa de los perdedores de tiempo que nos roban el tiempo que podríamos usar mucho más productivamente. 

¿Cuáles son tus bandidos del tiempo? ¿Pasas demasiado tiempo navegando por Internet, leyendo correos electrónicos, publicando en Facebook, enviando mensajes de texto o haciendo llamadas personales? 

En una encuesta realizada por salarian.com, el 89% de los encuestados admitió perder tiempo todos los días en el trabajo:

  • 31% desperdicia aproximadamente 30 minutos diarios
  • El 31% desperdicia aproximadamente una hora diaria
  • 16% desperdicia aproximadamente dos horas diarias
  • 6% de desperdicio aproximadamente tres horas diarias
  • 2% de desperdicio aproximadamente cuatro horas diarias
  • 2% de desperdicio cinco o más horas diarias

¿Eres un perdedor de tiempo? El seguimiento de las actividades diarias ayuda a formar una imagen precisa de la cantidad de tiempo que dedica a diversas actividades, que es el primer paso para una gestión eficaz del tiempo.

3. Crear objetivos de gestión del tiempo.

Recuerda, el enfoque de la administración del tiempo es realmente cambiar tus comportamientos, no cambiar el tiempo. 

Un buen lugar para comenzar es eliminando tus pérdidas de tiempo personales. 

Por ejemplo, durante una semana, establece el objetivo de no recibir llamadas personales o responder a mensajes de texto no relacionados con el trabajo mientras trabaja.

Ejercicio: Te recomiendo que por un corto periodo de 7 días realices el ejercicio que llamo «Realidad Enfrentada». Consiste en llevar un diario muy estricto con horas y descripción de TODO lo que hagas. Al finalizar los 7 días, pedirle a tu mentor o coach (o en su caso de no tener uno, a una persona de tu confianza).

La razón es porque a veces no somos muy subjetivos en el momento de evaluarnos. Revisar tu «Realidad Enfrentada» y detectar todos aquellos «Ninjas» (distractores, excusas, pérdidas de tiempo) que nos vamos colocando en el camino que te aleja del cumplimiento de tus metas.

4. Implementar un plan de gestión del tiempo.

Piensa en esto como una extensión de la tercera sugerencia de gestión de tiempo. 

El objetivo es cambiar tus comportamientos a lo largo del tiempo para lograr cualquier meta general que te hayas fijado, como aumentar tu productividad o disminuir tu estrés. 

Por lo tanto, no solo debes establecer tus objetivos específicos, sino también realizar un seguimiento a lo largo del tiempo para ver si los estás logrando o no. 

Establece tus objetivos SMART basados tu lista de lograr tus MINI-GOALS

5. Utilizar herramientas de gestión del tiempo.

Ya sea una agenda, o una aplicación de teléfono, el primer paso para administrar físicamente tu tiempo es saber a dónde vas ahora y planificar cómo pasarás tu tiempo en el futuro. 

Un programa de software como Outlook, por ejemplo, te permite programar eventos fácilmente y puedes configurarte para recordarte los eventos con anticipación, lo que facilita la gestión del tiempo.

6. Priorizar sin piedad.

Debes comenzar cada día con una sesión que priorice las tareas para ese día y establece tu punto de referencia de rendimiento. 

Si tienes 20 tareas para un día determinado, ¿cuántas de ellas realmente necesita realizar?

7. Aprender a delegar y / o externalizar.

Delegar es una de las cosas mas difíciles de aprender para muchos dueños de negocios, pero no importa lo pequeño que sea tu negocio, no es necesario que seas un espectáculo de una sola persona; debes dejar que otras personas carguen algo de la carga.

La delegación comparte las tareas que sería mejor dejar en manos de otra persona, para que puedas aprovechar al máximo el tiempo que tienes.

8. Establecer y mantener las rutinas 

Si bien surgirán crisis, serás mucho más productivo si puedes seguir rutinas la mayor parte del tiempo. 

Para la mayoría de las personas, crear y seguir una rutina les permite comenzar las tareas del día en lugar de desperdiciar el tiempo en el inicio.

9. Adquirir el hábito de establecer límites de tiempo para las tareas.

Por ejemplo, leer y responder un correo electrónico puede consumir todo el día si lo permites. 

En su lugar, establece un límite de una hora al día para esta tarea y apégate a ella. 

(La forma más fácil de hacer esto es asignar un bloque de tiempo sólido a esta tarea en lugar de responder el correo electrónico a pedido).

10. Asegúrate de que tus sistemas estén organizados.

¿Estás perdiendo mucho tiempo buscando archivos en tu computadora? Tómate el tiempo para organizar un sistema de gestión de archivos.

¿Tu sistema de archivo te está ralentizando? Rehazlo, de modo que esté organizado hasta el punto de poder poner rápidamente tus manos sobre lo que necesitas. 

11. No pierdas el tiempo esperando.

Desde las reuniones con los clientes hasta las citas con el dentista, es imposible evitar esperar a alguien o algo. Pero no necesitas simplemente sentarte allí y girar tus pulgares. 

La tecnología hace que sea fácil trabajar donde sea que estés; tu tableta o teléfono inteligente te ayudará a mantenerte conectado. 

Puedes estar leyendo un informe, revisando una hoja de cálculo o planificando tu próxima campaña de marketing.

Tu tiempo te pertenece

Y aquí está el consejo de gestión de tiempo más importante de todos. Puedes tener el control y lograr lo que quieres lograr, una vez que te hayas enfrentado al mito de la gestión del tiempo y hayas tomado el control de tu tiempo.

¿Crees que tienes buenas habilidades de gestión del tiempo? ¿O tienes la sensación de que nunca hay suficientes horas en el día?

Realiza Test: Gestión del Tiempo

Aquí hay 15 maneras en que podrás saber que tan bueno eres en la gestión de tu tiempo:

1. Haz calificado cada una de las tareas en las que está trabajando con una escala de importancia alta, media o baja.

2. Cuando recibes una nueva asignación, la analizas para comenzar con el fin de determinar el nivel de importancia y priorizarla en consecuencia.

3. No te encuentras estresado con los plazos y compromisos que debes completar.

4. Primero trabajas en las tareas de mayor prioridad.

5. No te afectan las distracciones que te impiden trabajar en tareas críticas.

6. Tienes tiempo reservado en tu día para la planificación del horario.

7. No necesitas llevar el trabajo a tu casa para hacerlo, o guardarlo para completar otro día.

8. Estableces metas para ti mismo para ayudarte a priorizar las actividades y tareas en las que debes trabajar primero.

9. Puedes posponer las interrupciones y resolverlas una vez que hayas completado tus tareas.

10. Antes de comenzar una tarea, asegúrate de que los resultados valgan la pena.

11. Haz priorizado tu lista de tareas o plan de acción que te ayuda a completar tus tareas de una manera mucho más oportuna.

12. Repasas tus prioridades con tu jefe o los miembros de tu familia para asegurarte de que estás en el buen camino y que todos estén en la misma página.

13. Tienes tiempo reservado en tu agenda para hacer frente a cosas inesperadas que puedan surgir.

14. Sabes cuánto tiempo te lleva completar varios trabajos que tienes que hacer.

15. Completas las tareas de manera oportuna y no necesitas extensiones.

Si haces todas estas cosas todo el tiempo, entonces eres un diamante raro en bruto. 

La mayoría de las personas tienen dificultades para lograr todo en la lista anterior. 

También siempre hay algo que puedes hacer mejor, así que revisa algunas áreas en las que aún necesitas mejorar.

Áreas donde puede mejorar tu gestión del tiempo

El establecimiento de metas

Es importante establecer metas para ti y para cualquier proyecto en el que estés trabajando. 

Esto te ayudará a saber el orden de importancia en el que necesitas hacer las cosas y también a determinar cuánto te llevará completarlas.

Priorizando

Saber qué es lo más importante para completar en cualquier tarea donde te ayudará enormemente en la gestión del tiempo. 

Las listas de tareas son una gran herramienta, pero solo si se juntan por orden de importancia. 

Así que asegúrate de pasar tiempo averiguando que debes completar primero y luego hazlo.

Stephen Covey, coautor de  First Things First, ofrece una herramienta organizativa para su lista de tareas según la importancia y las tareas urgentes.

Mirando lo que sucede en tu día, ¿dónde encajan tus actividades en estas categorías?

  • Importante y urgente: Tareas que  deben  realizarse. Hazlos de inmediato.
  • Importante pero no urgente : las tareas que  parecen  importantes, pero en un examen más detenido no lo son. Decide cuándo hacerlos.
  • Urgente pero no importante : las tareas que hacen el mayor «ruido», pero cuando se realizan, tienen poco o ningún valor duradero. Delegar estos sí es posible.
  • No es urgente ni importante : las cosas de baja prioridad que ofrecen la ilusión de «estar ocupado». Hazlas más tarde.

Escribe tus 3 o 4 tareas «importantes y urgentes» que deben abordarse hoy. A medida que completes cada uno, táchala de tu lista. Esto te proporcionará un sentido de logro y te motivará a abordar elementos menos esenciales.

Gestionar interrupciones

No puedes hacer nada si te interrumpen constantemente. Por eso es importante que tengas herramientas para gestionar las interrupciones. 

Si eso significa apagar el teléfono durante aproximadamente una hora al día, entonces hazlo, pero asegúrate de usar esa hora con prudencia.

Programación

De esto se trata la gestión del tiempo. Crea tu horario anticipando interrupciones. De esta manera, es de esperar que nunca termines fuera del horario, por lo tanto, evitas mucho estrés.

Dilación

Dejar de trabajar conduce a demasiadas tareas incompletas y demasiado estrés. Es importante que si eres un procrastinador, trabajes en mejorar eso.

Solo di no

Tú eres el jefe. Si tiene que rechazar una solicitud para atender lo que es realmente importante y urgente,  no dudes en hacerlo. 

Lo mismo ocurre con cualquier proyecto o actividad que hayas determinado que no te lleva a ninguna parte: prepárate para avanzar hacia tareas más productivas. 

Aprende de la experiencia para evitar perder el tiempo más adelante.

Planea con anticipación

Una de las peores cosas que puedes hacer es saltar a la jornada laboral sin tener una idea clara de lo que debes hacer. 

El tiempo que pasas pensando en el futuro y la planificación de tus actividades es trivial en comparación con el tiempo que perderás saltando de una cosa a otra (y rara vez completando algo)

Dependiendo de tu personalidad, prueba una de estas opciones:

  • La noche anterior: al final del día, tómate unos 15 minutos para despejar tu escritorio y armar una lista de las tareas más urgentes del día siguiente. Es una gran técnica de descompresión, y te sentirás mejor sentado en un escritorio limpio por la mañana.
  • A primera hora de la mañana: llega unos minutos antes y reúne tu lista de tareas priorizadas. Esto puede llegar a ser la parte más productiva de tu día.

Trabajar en estas áreas de la gestión del tiempo te hará mucho más efectivo en el trabajo y en el hogar y te sentirás mucho menos estresado. 

Entonces, ¿qué tan bueno eres con la gestión del tiempo?

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Cuando abrí mi hoja de tareas por primera vez, reajusté mis lentes para asegurarme de estar leyendo correctamente el artículo de esta semana. ¿“La Técnica Pomodoro”? ¿No era “Pomodoro” un tipo de pasta? ¿O una verdura?

Estaba un poco fuera de lugar: «Pomodoro» significa tomate en italiano. Pero no estaba convencida de que los tomates pudieran ser parte de una «técnica» de trabajo.

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¿Qué es la Técnica Pomodoro?

Desafortunadamente, la Técnica Pomodoro no se trata de la mejor manera de cocinar los tomates. Afortunadamente, es un método eficaz de gestión del tiempo que aumenta la productividad con intervalos de trabajo enfocados. 

Desarrollada a finales de la década de 1980, especialmente antes de los teléfonos inteligentes y sus temporizadores integrados, la técnica utilizaba un temporizador de cocina en forma de tomate para dividir los períodos de trabajo. 

Estos períodos de trabajo se denominan “Pomodoros” como un guiño a la forma original del cronómetro.

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Con tecnología robusta y no parecida al tomate, la Técnica Pomodoro proporciona una forma simple pero efectiva de trabajar de manera eficiente y productiva. 

La técnica sigue un sistema de planificación, registro y procesamiento que le permite liderar con control y enfoque en cada paso del camino.

¿Cómo funciona la Técnica Pomodoro?

1. Elige una tarea.

¿Qué tareas te ha costado completar? ¿Qué estás posponiendo? La Técnica Pomodoro es una excelente manera de desafiarte a ti mismo para ser productivo, así que elige sabiamente. 

No tiene por qué ser el proyecto más grande o difícil del mundo; solo tiene que ser algo a lo que quieras prestar toda tu atención.

2. Configura el temporizador Pomodoro en 25 minutos.

Elige un temporizador al que te resulte fácil acceder y apágalo cuando estés listo. Palabra sabia: elige un sonido de temporizador que no te asuste. 

Puede que te encuentres tan absorto en el trabajo que los 25 minutos pasan volando sin que te des cuenta.

3. Trabaja en la tarea.

El trabajo durante el Pomodoro debe ser completamente ininterrumpido. 

Si recuerdas que tienes algo más que hacer o necesitas hacer un seguimiento de otra tarea, simplemente anótalo, pero no cambies tu enfoque. 

Los Pomodoros no pueden ser interrumpido; son bloques de tiempo indivisibles. 

Si alguien intenta hablar contigo o interrumpirte, diles cortésmente (¡y rápido!) que te comunicarás con ellos cuando hayas terminado. 

Si la interrupción es demasiado larga, el Pomodoro debe abandonarse por completo.

4. Cuando suene el temporizador, deja de trabajar en la tarea y haz una marca de verificación.

Congela lo que estás haciendo y pon una marca de verificación en una hoja de papel. Has terminado un Pomodoro, lo que significa 25 minutos de trabajo duro interrumpido y concentrado. 

Asegúrate de que tu marca de verificación esté en un lugar de fácil acceso y sea completamente legible; es importante llevar un registro de tu tiempo de trabajo.

5. Si tienes menos de cuatro marcas de verificación, tómate un breve descanso. Luego, comienza de nuevo desde el paso 2. 

Un breve descanso entre Pomodoros debería ser de unos 3-5 minutos. Si te preocupa el momento exacto, no dudes en establecer un temporizador para el intervalo de descanso también. 

Este descanso es una oportunidad para estirar las piernas, revisar tu teléfono, comprar algunos zapatos, interactuar en un grupo, todo lo que puedas hacer en el corto período de tiempo. 

Usa esto como un momento refrescante y revitalizante completamente alejado de la tarea en cuestión.

6. Después de 4 Pomodoros, toma un largo descanso. Luego, mueve el recuento de marcas de verificación a cero y comienza desde el paso 1.

Un descanso largo de Pomodoro puede durar entre 15 y 30 minutos. Toma una ducha o sal a caminar alrededor de una cuadra (o dos, o tres, puedes caminar mucho en 30 minutos). 

Este es un buen momento para recargar energías y descansar antes de una concentración y productividad mas intensa.

Estas etapas son parte integral del énfasis de la técnica en el enfoque, el flujo y el logro. 

Grabar los Pomodoros con marcas de verificación, como en el paso cuatro, te da una sensación de logro con una prueba visual de 25 minutos de arduo trabajo. 

En los descansos entre los Pomodoro, los intervalos de tiempo libre te ayudan a reflexionar sobre el trabajo que has hecho y a procesar todo lo que has aprendido. 

Estas rupturas también son cruciales para el flujo de los Pomodoros; como hay pausas cada 25 minutos, los Pomodoros reales de trabajo son indivisibles. 

Son periodos concentrados, enfocados que no permiten interrupciones para una máxima productividad.

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Implementación de la técnica Pomodoro,

No todo el mundo tiene la oportunidad de pasar horas recorriendo los ciclos de Pomodoros. Sin embargo, la técnica es increíblemente adaptable a cualquier horario. 

Antes de que comiences el día, piensa en las cantidades de tiempo de trabajo disponible que tienes para esta tarea. 

Si tienes aproximadamente una hora por la mañana pero tres horas por la tarde, programa cuatro Pomodoros antes del mediodía y cerca de las 10 después.

La adaptabilidad del horario Pomodoro fue una primera buena señal cuando me senté a probarlo. 

Decidí abordar mis otras asignaciones para la semana; sabía que tenía una agenda muy ocupada con otros trabajos, citas y reuniones, por lo que era crucial aprovechar al máximo el tiempo para escribir que tenía. Afortunadamente, la técnica del tomate fue útil.

Mi yo generación x alcanzó su punto máximo cuando entre lágrimas me despedí de las redes sociales y me senté para lo que esperaba que fueran los períodos de 25 minutos más productivos de mi vida. 

Por supuesto, no tenía nada más que mi iPhone por lo tanto le pedí a Siri que descargara la App.

Ella respondió rápida y eficientemente (como lo hace tan a menudo), y yo me fui a las carreras, escribiendo con fervor y concentración.

Si bien tengo un don para lo dramático, estos períodos de trabajo de 25 minutos fueron honestamente algunos de mis momentos de trabajo más productivos. 

Como no eran demasiado extensos, estaba motivada para pasar cada minuto para llegar a mi breve descanso. 

Podría permanecer concentrada en las tareas de las que normalmente tomo descansos cada pocos minutos para revisar Instagram.

De hecho, estaba tan concentrada que tuve problemas para detenerme una vez que sonó mi temporizador. Me encontré lista para comenzar la siguiente parte de mi tarea o desearía tener solo unos minutos más para terminar mi línea de pensamiento. 

Tuve que obligarme a alejarme de mi portátil y ponerme de pie, incluso si era solo para tocar mis dedos de los pies o tomar un trago de agua. Por lo tanto, romper mi enfoque fue inicialmente frustrante y difícil, pero aún más gratificante cuando descubrí que mi productividad aumentaba con cada Pomodoro.

Aunque no esperaba estar tan increíblemente concentrada, asumí que tendría dificultades con las distracciones externas, y bien entrado en mi tercer Pomodoro, mi esposo llamó a la puerta de mi habitación. 

Por lo que recuerdo, estaba tan en la zona que mi memoria se me escapa, él acababa de ver un documental en Netflix que quería que yo también viera. 

Abrumado y preocupado por tener que reiniciar todo mi proceso Pomodoro, rápidamente le agradecí pero le dije que podía hablar con él cuando terminara mi jornada laboral. 

Aunque un poco molesto, dijo que entendía, y poco después me puso al corriente de mi breve descanso. 

Una vez que terminé mis tareas, me fui no solo con un sentido de productividad y orgullo, sino también con una comprensión de cuánto tiempo y concentración necesito dedicar a actividades específicas. 

Sé que empacar mi ropa para el trabajo solo puede llevar tres Pomodoros, mientras que investigar y escribir un artículo puede llevar cuatro o cinco. 

Con esta información, ahora puedo planificar mejor mis días de trabajo  saber que haré el trabajo con mayor concentración y esfuerzo. Llámame la mayor fanática del Pomodoro del mundo.

Todo está en ti … #TúEresActitud

Nana González

Soy un adicta a la innovación y empresaria con la misión de difundir el pensamiento creativo. He trabajado como consultor de branding, marketing e innovación durante más de 20 años, asociándome con algunas de las compañías más grandes del mundo para ayudar a reinventar sus marcas, dar forma a sus líneas de innovación y sacudir la cultura de su empresa.

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