Listas de tareas: La Clave para la Eficiencia

¿A menudo te sientes abrumado por la cantidad de trabajo que tienes que hacer? ¿Te encuentras faltando plazos? ¿O a veces simplemente te olvidas de hacer algo importante para que la gente te persiga para que te hagan el trabajo?

Las listas de tareas pendientes son bastante sencillas: una lista de todas las tareas que planeas realizar durante un día o una semana. Y, realmente, hay pocas cosas más satisfactorias que dibujar líneas a través de cada entrada. ¡Progreso!

Pero, muchas veces, se inflan a niveles poco realistas y terminamos sintiéndonos abrumados e ineficaces. 

Por lo general, eso es porque los estamos usando para todos en cada tarea que nos lanzan. 

En su lugar, nuestras listas deben derivarse de nuestros objetivos más amplios e incluir tareas que nos impulsen hacia esos grandes esfuerzos.

Todos estos son síntomas de no mantener una “Lista de tareas pendientes” adecuada. 

Estas son listas priorizadas de todas las tareas que necesitas realizar. Enumera todo lo que tienes que hacer, con las tareas más importantes en la parte superior de la lista y las tareas menos importantes en la parte inferior.

Al mantener dicha lista, te aseguras de que tus tareas estén escritas en un solo lugar para que no olvides nada importante. 

Y al priorizar las tareas, planifica el orden en el que las realizarás, de modo que puedas saber qué necesita tu atención inmediata y qué puedes dejar hasta más tarde.

Las listas de tareas son esenciales para vencer la sobrecarga de trabajo. Cuando no las usas con eficacia, parecerás desenfocado y poco confiable para las personas que te rodean.

Cuando si las utilizas de manera efectiva, serás mucho mejor organizado, y serás mucho más fiable. 

Experimentarás menos estrés, con la certeza de que no te has olvidado nada importante. 

Más que esto, si priorizas de manera inteligente, enfocarás tu tiempo y energía en actividades de alto valor, lo que significará que eres más productivo y más valioso para tu equipo.

Si tu lista de tareas diarias se ha convertido en una recopilación de cosas que nunca haces, utiliza estos consejos para que te sirvan.

Consejos para elaborar tu lista de tareas

1. Escríbela la noche anterior

Cuando te tomas unos minutos para escribir tu lista de tareas pendientes la noche anterior, puedes comenzar a correr a la mañana siguiente.

Para muchas personas, la mañana es un momento de gran energía y tener tu lista de tareas pendientes ya en la mano significa que no perderás ningún minuto pensando qué hacer a continuación.

2. Califica los contenidos

Todo lo que se incluye en tu lista diaria de tareas debe ajustarse a dos criterios: debe ser algo importante que debes hacer, en lugar de lo que realmente no necesita hacerse o que puede delegarse a otra persona, y algo que necesita que se hará en ese día. 

Con demasiada frecuencia, rellenamos nuestras listas con elementos que no necesitamos hacer o que no tenemos qué hacer hoy. 

Eso desplaza a los elementos más importantes y puede resultar en horas de trabajo más innecesarias. 

Si pasas rápidamente tus tareas importantes y urgentes para el día, puedes pasar a las tareas del día siguiente u otros elementos que no sean importantes o urgentes, pero que quieras hacer.

Cuando llegas al final del día, lo que haz hecho es responder a las prioridades de otras personas y no a las tuyas.

“Cuando las personas no toman el control, pasan sus días pasivamente. Van a las reuniones, responden a los correos electrónicos y, cuando llegan al final del día, lo que han hecho es responder a las prioridades de otras personas y no a las suyas propias “, dice Nana.

App recomendada: List-To-Do

3. Asígnales tiempo

Si son 5 minutos o 2 horas, incluye una estimación de cuanto tardará en completarse.

De esa manera, puedes ver cómo se acumulan los tiempos de finalización de las tareas y puedes tomar decisiones realistas sobre cuánto puedes realmente adaptarte a tu día.

4. Usa secciones

Te recomiendo dividir tu lista en dos columnas. En el lado izquierdo, haces una lista cronológica de las cosas que deben hacerse, como reuniones, llamadas de conferencia y citas. 

En el lado derecho, enumera lo que esperas hacer durante esos eventos, como elaborar un plan o discutir un tema en particular. 

Debajo de tu lista cronológica, incluye elementos que deben hacerse ese día, pero que no están asignados a una hora determinada, en orden de prioridad. 

De esa manera, cuando tienes unos minutos de tiempo de inactividad, puedes consultar tu lista y ver qué tareas puedes realizar para aprovechar al máximo ese tiempo.

5. Repasa los elementos que has pospuesto

De seguro tendrás algunas tareas que deberás posponer, pero recuerda que también debes realizar un seguimiento de los días pospuestos. 

Si repetidamente estás realizando una tarea importante al día siguiente, debes ver por qué. 

O no es tan importante o urgente y no debería estar en tu lista o hay un problema que necesitas resolver para poder completarla. 

De cualquier manera, es una señal de que algo está mal.

Las claves para una lista de tareas eficiente: tareas y proyectos diferenciadores

Todos hacemos listas de tareas, y sin importar cómo las gestione, ya sea en línea, con una aplicación o con una nota de post-it, eventualmente hay tareas que simplemente se reescriben. 

A medida que estas tareas llenas de culpa nos siguen de una semana a otra, nos sentimos en conflicto en cuanto a cuándo encontraremos tiempo para hacerlas.

El problema puede ser algo que no hayas pensado. 

Quizás la tarea que te sigue de una semana a otra no sea realmente una tarea. 

Pregúntate a ti mismo con cada tarea, ¿Es esto realmente una tarea? ¿O es un proyecto?

  • Las tareas son singulares: “Sacar la basura” o “archivar documentos en el escritorio” son tareas claras que llevarán una cantidad específica de tiempo con un conjunto definitivo de habilidades. 
  • Los proyectos son compuestos: múltiples conjuntos de tareas que se juntan. El “Plan estratégico para 2019” o “limpiar la casa” no son tareas únicas que puedes hacer en un momento dado.

¿Cómo clasificarlos en tareas reales?

Una vez que hayas diferenciado qué elementos de tu lista de tareas pendientes son tareas y cuáles son proyectos, aquí té explico como desglosar los proyectos en tareas manejables y programables.

  1. Divide los proyectos en tareas minúsculas. ¿Cuáles son las pequeñas tareas que necesitarías completar para que el proyecto despegue y se complete con éxito? 
  2. Ordena tus tareas. Saber dónde necesitas comenzar y adónde necesitas ir. Recoger un proyecto en medio de la lista puede dejar tareas importantes sin hacer. Lo primero es lo primero. 
  3. Anota el tiempo que te lleva completar cada tarea. Si el primer paso en el proyecto es una tarea que requiere mucho tiempo, pero el resto del proyecto es rápido y fácil, sabes que tendrá que destinar una gran cantidad de tiempo al principio para completar el proyecto con éxito. 
  4. Presiona el botón de inicio. Para completar un proyecto, debes iniciar el proyecto. Agrega a tu lista de tareas la primera tarea en un proyecto inmediatamente, y es más probable que termines el proyecto completo.

Al identificar tus elementos “no cumplidos” como tareas o proyectos y al presentar los pasos claves para hacer que un proyecto sea fácil de digerir, es posible que tu lista de tareas se haga cada semana y que una menor cantidad de esos elementos lo hagan de lista a lista.

Lista de tareas

Una lista de verificación para la eficiencia personal

Al final del día, hay dos formas de sobresalir en los negocios: la estrategia correcta y la eficacia personal. 

La estrategia es a menudo un asunto complejo, y la efectividad personal es más simple, pero muy pocos lo hacen bien.

Sin embargo, los beneficios potenciales al maximizar la eficiencia de tu rendimiento pueden ser astronómicos. 

Hay personas que literalmente logran 3 veces lo que otros hacen cada semana. 

Después de 5 años de desempeño con alta eficiencia, terminan dejando a los demás en el polvo. 

Como mentor de alto rendimiento para líderes empresariales, trabajo constantemente para mejorar sus eficacias personales.

En mi experiencia, hay siete (7) áreas importantes para enfocarse. 

Imprime esta lista y mantenla en tu escritorio, luego supervísela diariamente. 

Puedo asegurarte que tu eficiencia personal se disparará.

1. Planifica tu día con antelación.

No empieces a trabajar. Tómate los 15 minutos para analizar cuidadosamente cuáles son tus tareas, escríbelas todas en un papel.  

Solo entonces deberías comenzar el trabajo de tu día. Dicha planificación puede parecer una pérdida de tiempo, pero generalmente duplica la velocidad a la que se realiza tu lista de tareas pendientes.

Como dijo Abraham Lincoln: “Si tuviera seis horas para cortar un árbol, pasaría las primeras cuatro horas afilando el hacha”.

2. Haz las tareas más importantes primero.

Seamos realistas, en estos días simplemente no hay tiempo suficiente para hacer todo lo que tienes que hacer. Entonces, si no hace primero tus trabajos mas importantes, muchos días después descubrirás que nunca las hiciste.

3. Acelerar las tareas sin importancia.

Esta es una técnica de eficiencia raramente mencionada. 

Puedes desbloquear grandes cantidades de tiempo apresurando trabajos que no importan mucho. 

Como lo expresó Warren Buffett, “lo que no vale la pena hacer no vale la pena hacerlo bien”.

4. Trabajar en bloques ininterrumpidos.

Las interrupciones destruyen la eficiencia. 

Cuanto más pueda encontrar un lugar tranquilo para trabajar de forma ininterrumpida en sus tareas, más podrá hacer. 

Considere trabajar dos mañanas a la semana en una cafetería cercana. 

O reserva una sala de reuniones en tu oficina y coloca un gran letrero de “No molestar” en la puerta.

5. No hagas correos electrónicos hasta las 11am.

Cuando comiences a trabajar, mira tus correos electrónicos para ver si hay algo realmente urgente. (Esto no debería llevar más de diez minutos). 

Entonces olvídate del correo electrónico hasta media mañana. 

No seas una de esas personas que pone las prioridades de todos los demás antes que las tuyas.

6. Elige un trabajo clave para el día.

¿Cuál es la tarea que más ayudaría a tu negocio? Ten claro esto, todos y cada uno de los días. 

Si todo lo que hicieras fuera lograr tu tarea más importante a diario, en 3 meses tu negocio estaría funcionando. 

Pero la mayoría de las personas nunca han identificado cuál es su tarea diaria clave.

7. Tener un tiempo de acabado.

Todos tienen una hora de inicio, pero pocos tienen una hora de la cual deben irse al final del día. 

Te sorprenderás de cuánto más eficiente se vuelve cuando lo haces. Cuando sabes que hay un cierto momento en que debes terminar el trabajo, te obliga a trabajar rápidamente a lo largo del día para que puedas cumplir el plazo. 

Pero cuando tu jornada laboral está abierta, no hay necesidad real de trabajar rápido. 

Recuerde la Ley de Parkinson: “El trabajo se expande para llenar el tiempo asignado”.

Así que esa es tu lista de verificación de eficiencia personal. Mantenla cerca mientras trabajas durante el día.

Si puedes apegarte a esta lista diariamente, descubrirás que cambiarás radicalmente la cantidad que obtienes. 

Podrás trabajar menos y ganar más. Tu estrés disminuirá y tu confianza aumentará.

Nana González

Soy un adicta a la innovación y empresaria con la misión de difundir el pensamiento creativo. He trabajado como consultor de branding, marketing e innovación durante más de 20 años, asociándome con algunas de las compañías más grandes del mundo para ayudar a reinventar sus marcas, dar forma a sus líneas de innovación y sacudir la cultura de su empresa.

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