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¿Por qué es importante un escritorio limpio? Después de todo, ¿un escritorio limpio te hace más productivo? 

Una gran cantidad de investigaciones dicen que mantener su escritorio limpio en realidad puede ayudarlo a desempeñarse mejor en el trabajo.

Por eso es prudente que las empresas introduzcan políticas de escritorio limpio en sus oficinas.

5 maneras en las que mantener una 'política de escritorio limpio' en el trabajo puede ayudarlo

Los beneficios de una política de escritorio limpio

Hay muchos beneficios de una política de escritorio limpio en el lugar de trabajo. 

Aquí hay 5 de ellos para darte una mejor comprensión de cuán valiosa es una política de escritorio limpio (esto también aplica para quienes trabajamos desde casa).

1. Los estudios demuestran que los espacios de trabajo limpios generan productividad.

Las investigaciones han descubierto que mantener un espacio de trabajo limpio puede reducir el estrés y aumentar la productividad. 

De hecho, según un estudio de la Universidad de Harvard que exploró la productividad de los estudiantes que tenían la tarea de trabajar en diferentes entornos (con diversos grados de desorden), los espacios limpios en realidad conducen a la capacidad de trabajar más tiempo. 

El estudio descubrió que los estudiantes que trabajaban en espacios de trabajo libres de desorden podían en realidad trabajar durante 7.5 minutos más que los estudiantes que intentaban trabajar en espacios de trabajo desordenados. 

¿Por qué? 

El estudio llegó a la conclusión de que los espacios de trabajo sucios pueden «socavar la persistencia de las personas para completar las tareas». 

Cuando los escritorios están limpios, hay menos distracciones.

2. Cuando una persona tiene un escritorio limpio, inspira a otros a limpiar sus escritorios.

La limpieza puede tener un efecto dominó en la oficina. 

Cuando otros notan que una o dos personas en la oficina limpian sus escritorios, puede inspirarlos a limpiar también sus escritorios. 

Es posible que simplemente tuvieran la intención de ordenar sus escritorios, y al ver a otro colega hacerlo podría motivarlos. 

O tal vez les da vergüenza tener escritorios desordenados junto a sus compañeros de trabajo limpios. 

Cualquiera que sea el caso, debido a que un espacio limpio puede generar más productividad, una oficina completamente limpia puede generar niveles máximos de productividad.

5 maneras en las que mantener una 'política de escritorio limpio' en el trabajo puede ayudarlo

3. Mantener un espacio de escritorio limpio se ve bien para los clientes, socios y partes interesadas.

Una oficina limpia da una buena primera impresión … y una segunda, tercera, cuarta y milmillonésima impresión. 

Siempre que los clientes, socios u otras partes interesadas visiten la oficina para reuniones, es importante tener un espacio de trabajo limpio para albergarlos. 

No solo los hará sentir más cómodos, sino que, debido al efecto de la limpieza en la productividad, también conducirá a reuniones mejor enfocadas.

4. Mantener un escritorio limpio mantiene a raya a los gérmenes y bacterias y, por lo tanto, a los empleados más saludables.

Mantener un escritorio limpio, por supuesto, significa que habrá menos gérmenes y bacterias atrapados entre papeles desordenados, suministros de oficina desorganizados y loncheras viejas. 

Un escritorio limpio, por lo tanto, significa un empleado más saludable. Y cuanto más sanos son los empleados, más productivos y eficientes son en su trabajo.

5. Los espacios limpios allanan el camino para mejorar la seguridad de la oficina.

Es más fácil controlar la seguridad de la oficina cuando hay menos desorden y menos distracciones. 

Los espacios limpios, por lo tanto, crean espacios mas seguros. 

Del mismo modo, los escritorios limpios pueden garantizar que todos los materiales sensibles y confidenciales se retiren de los espacios de trabajo y se guarden bajo llave cuando no estén en uso o si el empleado abandona su estación de trabajo. 

Esto ayuda a reducir los riesgos de seguridad y las brechas en el lugar de trabajo y mantiene a los empleados al tanto de la protección de sus propias cosas sensibles.

5 maneras en las que mantener una 'política de escritorio limpio' en el trabajo puede ayudarlo

Cómo implementar una política de escritorio limpio

¿Cuál es la mejor manera de seguir una política de escritorio limpio? Aquí hay un ejemplo del Sans Institute:

Política

  • «Se requiere que los empleados se aseguren de que toda la información sensible / confidencial en papel o en formato electrónico esté segura en su área de trabajo al final del día y cuando se espera que estén fuera por un período prolongado».
  • «Las estaciones de trabajo de la computadora deben estar bloqueadas cuando el espacio de trabajo no está ocupado».
  • «Las estaciones de trabajo informáticas deben apagarse por completo al final de la jornada laboral».
  • «Cualquier información restringida o confidencial debe retirarse del escritorio y guardarse en un cajón cuando el escritorio no esté ocupado y al final de la jornada laboral».
  • «Los archivadores que contienen información confidencial o restringida deben mantenerse cerrados y bajo llave cuando no estén en uso o cuando no estén atendidos».
  • «Las claves utilizadas para acceder a información restringida o confidencial no deben dejarse en un escritorio sin vigilancia».
  • «Las computadoras portátiles deben estar bloqueadas con un cable de bloqueo o en un cajón».
  • «Las contraseñas no pueden dejarse en notas adhesivas colocadas en o debajo de una computadora, ni pueden dejarse escritas en un lugar accesible».

A continuación, te muestro cómo implementar tu propia política de escritorio limpio en el trabajo en 3 simples pasos.

1. Establece expectativas desde el principio.

Establece expectativas desde el principio, desde la incorporación de un nuevo empleado. 

Hazles saber que esperas que mantengan limpio el espacio de su escritorio y no lo expreses simplemente como algo que les estás pidiendo que hagan; mas bien, exprésalo como algo que es un requisito y una responsabilidad del trabajo. 

De esta manera, evitarás que más personas se vean sorprendidas o que se metan demasiado en el desorden.

Las reglas pueden incluir que los portátiles deben guardarse al final de cada día laboral sí se quedan en la oficina, o que toda la información sensible y confidencial debe archivarse y guardarse bajo llave al final de cada día laboral. 

2. Predica con el ejemplo 

Predica con el ejemplo con tu propio escritorio limpio. 

Será difícil lograr que otros se unan a mantener limpios sus escritorios si los líderes en el lugar de trabajo no mantienen limpios sus escritorios. 

Dicho esto, si todos mantienen limpios sus escritorios, tendrá un efecto dominó en la oficina. 

Cuantas más personas lo hagan, más personas se sentirán inspiradas para hacerlo. 

Por lo tanto, puedes comenzar limpiando tu escritorio todos los días al final de la jornada laboral, o puedes comenzar limpiando tu escritorio todos los viernes al final de la jornada laboral. 

3. Ofrece recompensas por espacios de escritorio limpios.

Es posible que desees incentivar la política de escritorio limpio ofreciendo recompensas por los espacios de escritorio más limpios. 

Puedes ofrecer tarjetas de regalo de café o certificados de almuerzo para los ganadores con los escritorios más limpios.

Todo está en ti … #TuEresActitud

Nana González

Soy un adicta a la innovación y empresaria con la misión de difundir el pensamiento creativo. He trabajado como consultor de branding, marketing e innovación durante más de 20 años, asociándome con algunas de las compañías más grandes del mundo para ayudar a reinventar sus marcas, dar forma a sus líneas de innovación y sacudir la cultura de su empresa.

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