¿Que debo hacer antes de comenzar cualquier proyecto?

Todos planean las tareas de diferentes maneras, pero los proyectos más grandes y complicados tienen metodologías coprobadas que ayudan a desglosar los procesos y garantizan que las partes interesadas y los diferentes departamentos tengan claro qué tareas deben completar quién y a qué hora. 

Dividamos la planificación del proyecto en 7 tareas claves que deben completarse antes de que comience el trabajo para darle al proyecto la mejor oportunidad posible de llegar a tiempo y dentro del presupuesto.

La organización y gestión de proyectos es una tarea enormemente exigente que a menudo puede ser todo lo que una persona hace en su trabajo. 

Hay cientos de acciones y tareas que deben realizarse en los proyectos, y bien puede ser el trabajo de una persona, con la ayuda de cierto software específico, administrar todo para que el proyecto se complete con un alto nivel, llegando a tiempo y dentro del presupuesto.

Con eso en mente, tomarse el tiempo para prepararse antes de que comience el proyecto es extremadamente importante. 

Todos los interesados involucrados deben ser conscientes de quién está haciendo qué, cuándo se supone que lo han completado y a qué recursos se les ha asignado para ayudarlos. 

Esto debe ser lo más claro posible y fácil de rastrear para que se puedan hacer ajustes y se puedan seguir cumpliendo las expectativas durante todo el proceso.

¿Que debo hacer antes de iniciar un proyecto?

Quiero compartirles 7 consejos claves que les ayudarán a medir y organizar todo antes de iniciar el proyecto

1. Medir el alcance del proyecto

El alcance del proyecto es lo primero que debe determinarse. 

¿Cuál es el objetivo general del proyecto? ¿Qué estás buscando lograr? 

Una vez que sepa cuál será el alcance del proyecto, se puede diseñar un plan. 

Sin embargo, debe tener en cuenta que el alcance puede cambiar a lo largo del proyecto, ya que las diferentes partes interesadas solicitan que se incluya más en la entrega final, por lo que el sistema debe permanecer flexible.

2. Establecer los criterios de éxito

¿Cómo se definirá el éxito del proyecto? ¿Por la calidad del trabajo terminado? ¿Por la cantidad de dinero que cuesta? ¿Por el tiempo que lleva completarlo? 

Cualesquiera que sean los factores de éxito, deben ser medibles y estar alineados con los objetivos de las partes interesadas clave; de esta manera, se pueden definir los Indicadores clave de rendimiento.

3. Identificar los principales riesgos.

Intente determinar cuáles son los principales riesgos para el proyecto antes de comenzar. ¿Dónde están los puntos más probables de que las cosas salgan mal? 

Si puede identificar esos puntos, puede intentar limitar el impacto de los problemas que puedan surgir cuando los alcance.

4. Escribir tus objetivos SMART

El acrónimo SMART (específico, medible, acordado, realista, enmarcado en el tiempo) es bien conocido en el mundo de los negocios, y es uno que debe adoptar al pensar en los hitos de su proyecto. 

Los hitos, como la finalización de una parte importante del proyecto, ayudan al proceso a mantener su estructura y mantener a los diferentes equipos informados sobre qué hitos deben completarse antes de que puedan comenzar ciertos trabajos o tareas.

Los hitos se pueden utilizar como un punto focal para el equipo, para el seguimiento y la previsión de todo el proyecto y para informar en todo momento. 

Establecerlos usando el acrónimo SMART debería contribuir en gran medida a garantizar la progresión fluida del proceso.

5. Optimizar la asignación de recursos

Los recursos que deben utilizarse en su proyecto pueden ser cualquier cosa, desde software y hardware hasta miembros del equipo humano, y deben asignarse de manera equitativa de acuerdo con sus fortalezas y disponibilidad. 

Esto podría presentar un problema entre aquellos que tienen vacaciones, compromisos personales u otros proyectos en los que tienen que trabajar.

Encuentre una solución que garantice la máxima cantidad de recursos trabajando en el proyecto al mismo tiempo. 

Por ejemplo, si un recurso no está disponible en un momento determinado y la parte relevante del proyecto no puede avanzar sin él, concéntrese en un trabajo o tarea diferente que pueda completarse.

6. Producir el diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una de las herramientas de medición de progreso más utilizadas en proyectos en todo el mundo, y la mayoría del software de gestión de proyectos utiliza el formato como estándar, no está mal para un formato desarrollado por primera vez a principios del siglo XX. 

Debido a que la visualización de la barra horizontal de un diagrama de Gantt permite a los usuarios ver el orden en el que se deben realizar las tareas, la cantidad de tiempo que debe tomar completarlas y las dependencias relevantes que existen entre ellas, es ideal para seguir el progreso de su proyecto.

7. Crear una línea base

Una de las últimas cosas que debe hacer es crear una instantánea congelada de todos los planes finales para actuar como su línea de base durante todo el proyecto a medida que se completa. 

Esto le permitirá realizar un seguimiento del rendimiento real en comparación con lo que se esperaba, realizar análisis de «qué pasaría si» y poner a los nuevos miembros del equipo al día en el proyecto si se unen después de que haya comenzado.

Nana González

Soy un adicta a la innovación y empresaria con la misión de difundir el pensamiento creativo. He trabajado como consultor de branding, marketing e innovación durante más de 20 años, asociándome con algunas de las compañías más grandes del mundo para ayudar a reinventar sus marcas, dar forma a sus líneas de innovación y sacudir la cultura de su empresa.

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