Volver a lo básico: tu revisión semanal

No importa qué tan organizado estés, qué tan unido está tu sistema, qué tan cuidadoso eres acerca de procesar tu bandeja de entrada, hacer una lista de tareas y trabajar tu calendario, si no te detienes de vez en cuando para ver el «panorama general», te sentirás abrumado. Acabarás respondiendo simplemente a lo haces, en lugar de crear proactivamente las condiciones de tu vida.

Casi todos los expertos en productividad recomiendan algún tipo de revisión, ya sea que se trate de un proceso formal o simplemente unos pocos minutos de «mi tiempo» para pensar en dónde te encuentras.

Aunque no hay nada mágico acerca de la semana como una unidad de tiempo, hacer una revisión semanal parece funcionar mejor, es un bloque de tiempo que está profundamente arraigado en nosotros como una unidad de programación.

Aunque hay muchas variaciones en el tema «revisión», la idea básica es la misma sin importar qué sistema estés mirando. Una revisión semanal se reduce a tres preguntas:

  1. ¿Qué debo hacer la próxima semana?
  2. ¿Qué estoy haciendo mal que necesita ser reparado?
  3. ¿Qué cosas nuevas debería hacer para llevar mi vida en la dirección en que quiero que vaya?

Preparándote para tu revisión

Mientras que algunas personas logran hacerlo bien al hacer su revisión cada vez que encuentran tiempo, para la mayoría de las personas, tener un tiempo dedicado para una revisión cada semana será mucho más fructífero.

Debería ser un hábito, una cita regular que mantengas contigo mismo.

  • Programa tu revisión semanal en tu calendario. Permítete por lo menos una hora, preferiblemente dos.
  • Termina todo tu trabajo antes de que comience la revisión.
  • Sentirte cómodo. Es posible que desees ir a un lugar que no asocies con el trabajo.
  • Tómate de 5 a 10 minutos de tiempo para estar tranquilo. Medita, garabatea o simplemente mira fijamente a la cabeza, lo que sea necesario para poner un «colchón» entre ti y tus cosas cotidianas.
  • Ten algo para escribir adentro / sobre.
  • Asegúrate de que no te molesten. ¡Este es tu tiempo!

El examen semanal

Ya escribí una vez una reseña bastante completa de la revisión semanal, así que comenzaré repitiendo lo que dije allí. Una revisión semanal debe constar de los siguientes pasos:

  1. Recoge todos tus papeles sueltos y ponlos en tu bandeja de entrada para su procesamiento.
  2. Procesa tus notas para recoger cualquier elemento de acción, citas, nuevos proyectos, etc.
  3. Revisa los datos de tu calendario anterior para recordarte cualquier idea, tarea, etc. que quizás no hayas captado en ese momento.
  4. Revisa tu próximo calendario para ver si hay alguna acción nueva que debas agregar a tus listas.
  5. Vacía tu cabeza. Escribe todo lo que tengas en mente actualmente o capte tu atención.
  6. Revisa tus listas de proyectos para determinar el estado de cada proyecto y si hay alguna acción que debas tomar para mover cada uno de ellos hacia adelante.
  7. Revisa tus próximas listas de acciones. Actualízalas marcando cualquier acción que ya hayas completado. Usa las acciones completadas como desencadenantes para recordarte cualquier paso adicional que debas seguir, no vaya ser que realices una acción dos veces.
  8. Revisa la lista de espera. Agrega los seguimientos adecuados en tus listas de acciones. Marca todo lo que ya realizaste.
  9. Revisa cualquier lista de verificación relevante.
  10. Revisa tu lista de algún día / tal vez y decide si hay algo que esté listo para pasar a tu lista de proyectos activos.
  11. Revisa los archivos de soporte de tu proyecto para asegurarte de no haber omitido ninguna acción nueva que debas tomar.
  12. Se creativo y valiente. Esta es la parte más difícil y mal descrita del proceso, lo cual es una lástima, debido que aquí es donde sucede la magia. Una vez que hayas aclarado todo lo que necesitas hacer en este momento, tómate el tiempo para soñar con nuevas ideas: arriesgadas, creativas, etc. Esencialmente una sesión de intercambio de ideas de forma libre sobre el tema «¿qué podría estar haciendo?»

Estos pasos siguen un formato de tres etapas:

  1. Aclara: amarra los cabos sueltos de la semana anterior para que puedas mirar hacia el futuro.
  2. Mantente al día: planifica los pasos que debes realizar la próxima semana para avanzar en cualquier proyecto en el que estés trabajando actualmente.
  3. Se creativo: piensa y comienza a planear cosas que podrías estar haciendo para mover tu vida en una nueva dirección o para avanzar más allá de tu nivel actual.

Otra opinión sobre la revisión semanal

Prefiero pensar en mi revisión semanal como un conjunto de preguntas para responder, en lugar de un conjunto de pasos para agilizar. 

Aunque todavía trato de hacer una revisión semanal (cada dos semanas parece ser más práctica para mí, sin embargo), también hago algunas «mini-revisiones» a medida que el tiempo me lo permite entre revisiones completas.

Una mini-revisión consiste de solo unas pocas preguntas:

  1. ¿En qué tengo que trabajar en los próximos días?
  2. ¿Qué fechas límites tengo?
  3. ¿Hay algún proyecto nuevo en el que tenga tiempo de empezar a trabajar?

Hago esto con mi Moleskine en frente de mí, listando las tareas como pienso a través de cada una de esas preguntas. (Más tarde, los transferiré a mi sistema de administración de tareas; una mini-revisión es, para mí, una especie de «captura» en lugar de «procesamiento»).

El objetivo de la mini-revisión es solo asegurarme de mantenerme encaminada y no dejar que nada importante caiga por las grietas.

Cuando me siento a hacer una revisión completa, me ocupo más de la forma en que mi vida va en general. La revisión completa consiste en estas preguntas:

  1. ¿En qué tengo que trabajar en los próximos días?
  2. ¿Qué fechas límites tengo?
  3. ¿Hay algún proyecto nuevo en el que tenga tiempo de empezar a trabajar?
  4. ¿Qué salió mal la semana pasada? ¿Qué lecciones puedo aprender de eso?
  5. ¿Qué pasó la semana pasada? ¿Cómo puedo asegurarme de que no ocurra más eso?
  6. ¿Qué tan bien estoy al día con todos mis deberes y obligaciones?
  7. ¿Qué está por venir para lo que necesito estar preparado?
  8. ¿Qué tipo de ayuda necesito?
  9. ¿Todo lo que estoy haciendo contribuye a mi avance hacia mis objetivos? ¿Qué puedo hacer con las cosas que no son?
  10. ¿Estoy contento con el lugar donde estoy? ¿Qué me gustaría cambiar?
  11. ¿Cuáles son mis objetivos para la próxima semana? ¿Mes? ¿90 dias?

Me gusta el formato de pregunta / respuesta mejor que el paso a paso porque:

  1. hago la mayoría de las cosas prácticas todos los días, y
  2. me gusta que el foco de (la mayoría de) estas preguntas sea yo, más bien que mis cosas

Ese es el objetivo de la revisión, después de todo, no mantenerse al día con las cosas que debería hacer, sino verificarlo consigo mismo. Y eso es importante: tendemos a resistirnos a mirar demasiado de cerca a nosotros mismos, ya sea porque se siente egoísta o narcisista, o porque tenemos miedo de lo que encontraremos si nos fijamos demasiado .

Si eso suena demasiado «blando» para ti, entonces probablemente lo necesites más que la mayoría. Porque como sigo diciendo, el objetivo de todo esto de la productividad no es hacer más cosas. Es para llevar una vida mejor.

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Nana González

Soy un adicta a la innovación y empresaria con la misión de difundir el pensamiento creativo. He trabajado como consultor de branding, marketing e innovación durante más de 20 años, asociándome con algunas de las compañías más grandes del mundo para ayudar a reinventar sus marcas, dar forma a sus líneas de innovación y sacudir la cultura de su empresa.

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